Редактирование базы данных access

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

1. Запустите MS Access 2007.
2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».
   

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
   
2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.
   

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
2. Нажать на кнопку «Схема данных».
3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
   
4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
   
3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).
   

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
   
4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
5. Нажмите кнопку «Выполнить».
   
6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.
   

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

1. Кликните по кнопке «Выполнить».
2. Откройте созданную таблицу.
   

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

• для заполнения кортежа:
  INSERT INTO Преподаватели
  VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
• для редактирования записи:
  UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  
• для удаления:
  DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.
  

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

1. Откройте интересующую таблицу.
2. Перейдите во вкладку «Создание».
3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».
   

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

1. Перейдите во вкладку «Создание».
2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
   
3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
   
4. Добавьте необходимый уровень группировки.
   
5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
   
6. Настройте вид макета для отчета.
   
7. Выберите подходящий стиль оформления.
   

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
   
3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Как редактировать таблицу БД Access?

Откройте таблицу или запрос в режиме таблицы или формы в режиме формы.

Выполните одно из следующих действий:

В Microsoft Office Access 2003 или более ранних версиях Access Чтобы добавить новую запись, в меню Правка выберите команду Перейти к и нажмите кнопку Новая запись. Введите данные и нажмите клавишу TAB, чтобы перейти к следующему полю. В конце записи нажмите клавишу TAB, чтобы перейти к следующей записи.

В Microsoft Office Access 2007, чтобы добавить новую запись, нажмите кнопку

Домашняя страница , а затем щелкните Создать в

Для изменения данных в поле, щелкните в поле, которое требуется изменить и введите данные.

Чтобы заменить все значение, переместите указатель мыши на левую границу поля он превратился в указатель плюс и нажмите кнопку. Введите данные.

Примечание: На вводе текста допущена ошибка, нажмите клавишу BACKSPACE. Для отмены изменений в текущем поле нажмите клавишу ESC. Чтобы отменить изменения во всю запись, снова нажмите клавишу ESC перед выходом из поля. При переходе на другую запись, Microsoft Access сохраняет сделанные изменения.

Как используется фильтр в таблице БД Access?

Выражения в фильтре могут состоять из точных значений, которые Access использует для сравнения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничителей, например, 22. Текст должен быть заключен в кавычки, например, «Александров». Даты ограничиваются символами #, например, #10/01/99#, Элементы выражения могут быть связаны операторами: арифметическими (*,+,-,/,^); сравнения: ( ,>=,=,<>); логическими: (And (И), Not (Нет),Or (или); Like-для использования логики замены в выражениях; in-для определения, содержится ли элемент данных в списке значений; Between….And-для выбора значений из определенного интервала.

· Откройте таблицу Список.

· Щелкните по кнопке Дополнительно, из появившегося меню выберите Расширенный фильтр Рисунок 3.4

 В появившемся окне поле: выберите в окне Год рождения, в окне Условие отбора: наберите 1984 рисунок 3.5 и нажмите на кнопку и щелкните по кнопке

· Отмените выбор. Для этого необходимо отжать эту же кнопку, которая теперь называется Удалить фильтр.

Каким образом осуществляется связывание таблиц?

Ø Перейдите на вкладку Работа с базами данных. Рис 3.1

Рис 3.1

Появится диалоговое окно Схемы Данных.

Ø Щелкните по кнопке -Добавить таблицу. В появившемся окне

Добавление таблицы выделите таблицу Личные данныеи щелкните по кнопкеДобавить, а затем по кнопкеЗакрытьокнаДобавление таблицы.

Ø Поставьте мышку на имя поля Кодв таблицеСписоки, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на полеКодСтудентав таблицеЛичные данные.Отпустите кнопку мышки.Появится диалоговое окноИзменение связей.

Ø Включите флажокОбеспечение целостности данных.Это не возможно сделать если типы обоих полей заданы не одинаково.

Ø Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-к-одному». Это значит, что одной записи в таблице Список соответствует одна запись в таблице Личные данные. Схема данных представлена на рисунке 3.2

Рис 3.2

Ø Закройте схему данных, сохранив ее.

Теперь, встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы: Список и Личные данные.ФИО мы храним в одной таблице, а адрес и номер телефона в другой. Можно, конечно попробовать ввести значения в каждую таблицу отдельно, но удобнее видеть клетки обеих таблиц для ввода данных одновременно. Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой присутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняются таблицы.

Дата добавления: 2018-06-01 ; просмотров: 571 ;

Создание и редактирование базы данных».
учебно-методическое пособие по информатике и икт по теме

Создание и редактирование базы данных».

Скачать:

Предварительный просмотр:

Практические работы по MS Access

Создание и редактирование базы данных».

Задание 1. Создайте базу данных «Картинная галерея», содержащую сведения о полотнах выдающихся художников.

1. Создадим новую базу данных (файл — создать — новая база данных — имя файла «galer.mdb» — создать).
2. Создаем таблицу (таблица — создать — конструктор — ОК).
3. Определите входящие в таблицу поля

Задайте ключевое поле (выделите «название картины» и выберите в контекстном меню команду ключевое поле).

1. Сохраните таблицу под именем «галерея» (файл — сохранить как. — галерея).
2. Заполните таблицу данными, предварительно открыв ее командой (таблица — галерея — открыть).

Бурлаки на Волге

Утро в сосновом бору

Задание 2. Отредактируйте базу данных

1. Оформите таблицу на ваш вкус (шрифт текста, размер, цвет).
2. Измените ширину каждого столбца по ширине данных и высоту строк (Формат — ширина столбца — по ширине данных).
3. Добавьте в таблицу поле «размер холста» (вставка — столбец — выберите в контекстном меню команду переименовать столбец).
4. Скопируй те первую запись на место пятой с помощью контекстного меню, и измените в ней данные на следующие:

1. Переименуйте поле «Название картины» на «Полотно».
2. Удалите последнюю запись с помощью контекстного меню.
3. Добавьте в конце таблицы следующую запись:

1. Замените во всей таблице «И.И. Шишкин» на «Иван Шишкин» (Правка — заменить — ввести формат замены).

Задание 3. Выполните индивидуальную работу № 1 на странице 81 (задачник-практикум 2).

Практическая работа №2. «Формирование запросов на выборку, замену и удаление записи с использованием логических операций, сортировка записей».

• Поиск данных в БД можно выполнить с помощью фильтра или запроса;
• Фильтры и запросы позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям;
• Запрос является самостоятельным объектом БД, а фильтр привязан к конкретной таблице. Простые запросы содержат условия отбора записей только для одного поля ( , =,  ,  ,  ), а сложные содержат несколько условий для различных полей (и, или, не);
• Упорядочение записей называется сортировкой. Ключ сортировки – это поле, по значению которого происходит упорядочение записей. Порядок сортировки имеет два варианта: по возрастанию и по убыванию значения.

Задание 1. Создание запросов и выполнение сортировки.

1. Загрузите программу Access и откройте базу данных «galer.mdb».
2. Отсортируйте записи по полю «Художники» по алфавиту (выделить поле «Художник»— записи — сортировка — сортировка по возрастанию)
3. Выведите на экран записи о картинах, созданных не позже 1880 года. Для этого выполните последовательность действий:

Способ 1: записи — фильтр — изменить фильтр — в поле «Год создания» введите условие

Способ 2: запрос — создание запроса в режиме конструктора — добавьте таблицу «Галерея», закрыть, перетащите все поля в бланк запроса в строку «поле» и в поле «Год создания» задайте условие отбора

1. Выведите на экран записи о картинах Шишкина, написанных до 1890 года (используя способ 2, в бланк запроса в поле «Художник» ввести условие отбора «Шишкин», в поле «Год создания» ввести условие отбора
2. Выведите на экран только поля «Полотно» и «Художник» для всех записей, с годом создания до 1890 года (используя способ 2, в бланк запроса в строке «Вывод на экран» поставить галочки в полях «Полотно» и «Художник» и в поле «Год создания» ввести условие отбора
3. Выведите на экран записи о картинах, написанных Шишкиным и Васильевым до 1880 года (используя способ 2, в бланк запроса в поле «Художник» ввести условие « Иван Шишкин», а в строку «или» «Ф. Васильев», в поле «Год создания» ввести условие отбора
4. Удалите из БД все записи о картинах Ф. Васильева (используя способ 2, в главном меню «Запрос» — удаление и в строку «Условие отбора» в поле «Художник» ввести «Ф. Васильев»).
5. Отсортируйте записи в БД по полю «Год создания» по убыванию.

Задание 2. Выполните индивидуальную работу № 4 на странице 92 (задачник-практикум 2).

Практическая работа №3. «Формирование отчетов и форм с использованием мастера».

• Форма отображает одну запись в удобном для пользователя виде;
• Форма может содержать различные управляющие элементы (текстовые поля, кнопки, переключатели), а так же надписи;
• Для красивой печати документов целесообразно использовать отчеты. Отчеты являются произвольными объектами БД и создаются на основе таблиц, форм и запросов.

Задание 1. Создадим форму в виде таблицы, для просмотра и ввода данных, содержащую поля  Полотно  »,  Художник»  и  год создания  по таблице  Галерея  ».

1. Загрузите программу Access и откройте базу данных «galer.mdb».
2. Создадим форму для таблицы «Галерея» (Выберите объект Формы — создание формы с помощью мастера — создать — в окне «Создание форм» выберите таблицу «Галерея», и поля «Полотно», «Художник», «год создания» —выберем внешний вид формы – табличный — стиль оформления — Рисовая бумага — зададим имя формы «Картины» и вариант открытия формы для просмотра и ввода данных.
3. Введем в форму данные

Задание 2. С помощью мастера создайте самостоятельно две различные типа формы для таблицы  Галерея»  .

Задание 3. Создадим отчет по таблице  Галерея»  в виде таблицы, для просмотра и ввода данных, содержащий поля  Полотно»  и  Художник  ».

Создадим отчет (Выберите объект Отчет — создание отчета с помощью мастера — создать — в окне «Создание отчетов» выберите таблицу «Галерея», и поля «Полотно» и «Художник»— — выберите уровень группировки — — и сортировку по возрастанию по полю «художник» — — выберите вид макета отчета – в столбец, ориентацию листа — альбомную — — выберите требуемый стиль оформления — деловой — — задайте имя отчета «Картины» и вариант дальнейших действий — просмотреть отчет — ).

Задание 4. С помощью мастера создайте самостоятельно два вида отчета для таблицы «Галерея».

Задание 5. Выполните индивидуальную работу № 3 на странице 85 (задачник-практикум 2).

Зачетное занятие по СУБД.

Задание 1. Создайте табличную базу данных с названием таблицы  Телефонный справочник» на основе предложенной структуры.

MS Access — Работа с таблицами, создание, удаление, настройка внешнего вида

Хотя в Access 2010 существует четыре типа объектов базы данных, таблицы, возможно, являются наиболее важными. Даже когда вы используете формы, запросы и отчеты, вы все еще работаете с таблицами, потому что там хранятся ваши данные. Таблицы лежат в основе любой базы данных, поэтому важно понять, как их использовать.

В этой статье вы узнаете, как открывать таблицы, создавать и редактировать записи, а также изменять внешний вид вашей таблицы, чтобы упростить просмотр и работу.

Основы таблиц

Если вы новичок в Microsoft Access, вам необходимо изучить основы работы с таблицами, чтобы вы могли открывать, перемещаться, добавлять информацию и редактировать их.

Чтобы открыть существующую таблицу:

1. Откройте свою базу данных и найдите область навигации.
2. В области переходов найдите таблицу, которую вы хотите открыть. Таблицы отмечены значком.
3. Дважды щелкните имя таблицы. Он откроется и появится как вкладка в панели вкладок документов.

Понимание таблиц

Все таблицы состоят из горизонтальных строк и вертикальных столбцов с небольшими прямоугольниками, называемыми ячейками в местах пересечения строк и столбцов. В Access строки и столбцы называются записями и полями.

Поле — это способ организации информации по типу. Подумайте о названии поля как о вопросе и каждой ячейке в этом поле в качестве ответа на этот вопрос.

Запись — это одна единица информации. Каждая ячейка в данной строке является частью записи этой строки. Каждая запись имеет свой идентификационный номер. В таблице каждый идентификационный номер уникален для своей записи и относится ко всей информации в этой записи. Идентификационный номер для записи не может быть изменен.

Каждая ячейка данных в вашей таблице является частью как поля, так и записи. Например, если у вас есть таблица имен и контактная информация, каждый человек будет представлен записью, и каждый фрагмент информации о каждом имени человека, номере телефона, адресе и т. Д. Будет содержаться в отдельном поле в строке этой записи.

Навигация по столам

Чтобы перемещаться по записям в таблице, вы можете использовать клавиши со стрелками вверх и вниз, прокручивать вверх и вниз или использовать стрелки на панели навигации записи, расположенной в нижней части таблицы. Вы также можете найти любую запись в текущей открытой таблице, выполнив ее поиск, используя окно поиска записей. Просто поместите курсор в поле поиска, введите любое слово, которое появляется в записи, которую вы хотите найти, и нажмите Enter. Чтобы просмотреть дополнительные записи, соответствующие вашему поиску, нажмите Enter еще раз.

Чтобы перемещаться между полями, вы можете использовать клавиши со стрелками влево и вправо или прокручивать влево и вправо.

Добавление записей и ввод данных

Ввод данных в таблицы в Access аналогичен вводу данных в Excel. Для работы с записями вам нужно будет ввести данные в ячейки.

Чтобы добавить новую запись:

Существует три способа добавления новой записи в таблицу:

• В группе «Запись» на вкладке «Главная» щелкните команду «Создать».

• На панели навигации «Запись» в нижней части окна нажмите кнопку «Новая запись».

• Просто начните печатать в строке ниже вашей последней добавленной записи.

Иногда, когда вы вводите информацию в запись, выдается всплывающее окно, чтобы сообщить вам, что введенная вами информация недействительна. Это означает, что в поле, в котором вы работаете, есть правило проверки, которое является правилом о типе данных, которые могут отображаться в этом поле. Нажмите «ОК», затем следуйте инструкциям во всплывающем окне, чтобы повторно ввести свои данные.

Чтобы сохранить запись:

1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Записи».
2. Нажмите кнопку «Сохранить».

Перед закрытием таблицы обязательно сохраните несохраненные записи. При закрытии таблицы Access не будет запрашивать сохранение.

Редактирование записей

Чтобы быстро отредактировать любую запись в таблице, просто нажмите ее и введите свои изменения. Тем не менее, Access также предлагает вам возможность находить и заменять слово в нескольких записях, а также полностью удалять записи.

Чтобы заменить слово в записи:

Вы можете редактировать несколько вхождений одного и того же слова, используя Find и Replace, который ищет термин и заменяет его другим термином.

1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Найти».
2. Выберите команду «Заменить». Появится диалоговое окно «Найти и заменить».

3. Нажмите поле «Найти»: и введите слово, которое вы хотите найти.

4. Нажмите кнопку «Заменить с» и введите слово, которое вы хотите заменить оригинальным словом.

5. Нажмите стрелку «Вниз»: выберите область, которую вы хотите найти.
Выберите «Текущее поле», чтобы ограничить поиск выбранным в данный момент полем.
Выберите текущий документ для поиска по всей таблице.

6. Нажмите стрелку раскрывающегося списка Match: выберите, насколько близко вы хотите, чтобы результаты соответствовали вашему поиску.
Выберите любую часть поля для поиска поискового запроса в любой части ячейки.
Выберите «Всего полей» для поиска только для ячеек, которые соответствуют вашему поисковому запросу.
Выберите «Начало поля» для поиска только для ячеек, которые начинаются с вашего поискового запроса.

7. Нажмите «Найти далее», чтобы найти следующее вхождение поискового запроса.

8. Нажмите «Заменить», чтобы заменить исходное слово на новое.

Хотя вы можете использовать Replace All для замены каждого экземпляра термина, заменяя его по одному, вы можете быть абсолютно уверены, что редактируете только нужные вам данные. Замена данных непреднамеренно может негативно повлиять на вашу базу данных.

Чтобы удалить запись:

1. Выберите всю запись, нажав серая рамка в левой части записи.

2. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Записи».
3. Нажмите команду Удалить. Запись будет удалена навсегда.

Идентификационные номера, присвоенные записям, остаются неизменными даже после удаления записи. Например, если вы удалите 34-ю запись в таблице, последовательность идентификационных номеров записей будет читать . 32, 33, 35, 36 . а не . 32, 33, 34, 35, 36 .. ,

Изменение внешнего вида таблицы

Access 2010 предлагает несколько способов изменить внешний вид таблиц. Эти изменения касаются не только того, чтобы ваш стол выглядел красиво; они могут облегчить чтение таблицы.

Изменение размеров полей и строк

Если ваши поля и строки слишком малы или велики для данных, содержащихся в них, вы всегда можете изменить их размер, чтобы отображался весь текст.

Чтобы изменить размер поля:

1. Поместите курсор над правой сеткой в заголовке поля. Ваша мышь станет двойной стрелкой.

2. Нажмите и перетащите линию сетки вправо, чтобы увеличить ширину поля или влево, чтобы уменьшить ширину поля.
3. Отпустите мышь. Ширина поля будет изменена.

Чтобы изменить размер строки:

1. Поместите курсор на нижнюю линию сетки в серой области слева от строки. Ваша мышь станет двойной стрелкой.

2. Нажмите и перетащите линию сетки вниз, чтобы увеличить высоту строки или вверх, чтобы уменьшить высоту строки.
3. Отпустите мышь. Высота строки будет изменена.

Скрытие полей

Если у вас есть поле, которое вы не планируете редактировать или не хотите, чтобы другие люди редактировали, вы можете скрыть его. Скрытое поле невидимо, но все еще является частью вашей базы данных. Данные в скрытом поле могут быть доступны из форм, запросов, отчетов и любых связанных таблиц.

Чтобы скрыть поле:

1. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля.
2. В раскрывающемся меню выберите Скрыть поля.

Параметры форматирования таблиц

Цвет чередующихся строк

По умолчанию фон любой другой строки в таблице Access представляет собой несколько оттенков, более темных, чем фон остальной части таблицы. Этот более темный цвет чередующихся строк упрощает чтение вашей таблицы, предлагая визуальное различие между каждой записью и записями непосредственно выше и ниже нее.

Чтобы изменить цвет другой строки:

1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу форматирования текста.
2. Нажмите стрелку раскрывающегося списка «Альтернативный ряд».

3. Выберите цвет в раскрывающемся меню или выберите «Нет цвета», чтобы удалить цвет другой строки.

4. Цвет вашей альтернативной строки будет обновлен.

Изменение линий сетки

Другим способом Access упрощает чтение ваших таблиц путем добавления линий сетки, которые отмечают границы каждой ячейки. Gridlines(линии сетки) — это тонкие линии, которые появляются между каждой ячейкой, строкой и столбцом таблицы. По умолчанию сетчатые линии темно-серого цвета и появляются со всех сторон ячейки, но вы можете изменить их цвет или скрыть нежелательные линии сетки.

Чтобы настроить отображение линий сетки:

1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу форматирования текста.
2. Щелкните стрелку раскрывающегося списка Gridlines.

3. Выберите линии сетки, которые вы хотите отобразить. Вы можете выбрать горизонтальные линии сетки между строками, вертикальными градиентами между столбцами, обоими типами линий сетки или вообще ничем.

4. Строки сетки на вашем столе будут обновлены.

Дополнительные параметры форматирования

Чтобы просмотреть дополнительные параметры форматирования, нажмите стрелку форматирования Datasheet в нижнем правом углу группы форматирования текста.

Диалоговое окно «Форматирование таблицы данных» предлагает несколько дополнительных параметров форматирования, в том числе возможность изменять цвет фона, цвет сетки и стиль границы и линии. Он даже включает возможность просмотра таблицы образцов с вашими вариантами форматирования, поэтому поиграйте с различными вариантами форматирования, пока не получите таблицу, выглядящую так, как вы этого хотите.

В конечном итоге у Вас изменится вид таблицы и станет напоминать Excel.

Оценка статьи:

Загрузка...