Progress28.ru

IT Новости
5 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Создание бд в access 2020

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

How to dou

Как создать базу данных Microsoft Access за 30 минут

Table of Contents:

Итак, вы хотите погрузиться и начать строить базу данных в Access 2016? Имейте в виду, что это хорошая идея принять это медленно. В следующей процедуре вы создаете новую базу данных, а затем с помощью мастера таблиц создаете первую таблицу в базе данных.

Если Access еще не запущен, найдите момент, чтобы запустить его.

В рабочей области Access рядом с полем «Поиск онлайн-шаблонов» появляется серия больших значков шаблонов, а также ссылки на вероятные поиски шаблонов, в которых хранятся активы, бизнес, контакты, сотрудники и т. Д.

Щелкните значок «Пустое содержимое базы данных».

Появится диалоговое окно «Пустая база данных».

Новые пустые базы данных нуждаются в именах. Дайте ваш здесь.

Введите имя для замены общего DatabaseX (где X — это номер, назначенный хронологически в базу данных).

Вам не нужно вводить расширение файла (. Accdb); Windows 7 и 8/8. 1 автоматически отображает ваши расширения. Кроме того, если вы случайно удалили расширение файла при изменении имени файла, не волнуйтесь — Access добавляет его к типу файла, который вы вводите.

Если вам не нравится папка, выбранная для вас, щелкните значок маленькой папки и выберите, где хранить новую базу данных.

Выберите дом для новой базы данных.

Когда вы нажимаете значок маленькой папки, открывается диалоговое окно File New Database. Отсюда вы можете перемещаться в любом месте вашей локальной системы или в сети, к которой вы подключены, и выбрать диск и папку для хранения новой базы данных. Когда вы закончите выбор места для своей новой базы данных, нажмите «ОК», чтобы вернуться в рабочее пространство.

Нажмите кнопку «Создать».

В центральном разделе рабочей области появляется пустой стол, называемый Table1, а слева отображается список частей вашей базы данных (пока есть только одна часть).

Новая таблица, новая база данных.

Когда вы нажмете Создать, если появится диалоговое окно и спросит, хотите ли вы заменить существующий файл, Access говорит, что база данных с введенным вами именем уже находится на диске.

Если это новость для вас, нажмите «Нет», а затем введите другое имя для новой базы данных.

Если вы предназначили для замены старой базы данных новой, нажмите «Да» и продолжите.

Создайте и назовите свои поля в таблице, дважды щелкнув по его словам. Нажмите «Добавить» в верхней части второго столбца таблицы.

Нажмите стрелку справа от слов. Нажмите «Добавить» и выберите тип поля, которое вы хотите добавить.

Для большинства полей текст будет типом, но ваши данные и его природа (и ваши желаемые виды использования) будут определять, что лучше всего выбрать здесь.

Что это за поле идентификатора в первом столбце? Он есть по умолчанию и будет содержать уникальный номер для каждой создаваемой вами записи (когда вы начнете вводить записи позже). Это обеспечивает уникальное поле, которое требуется каждой таблице, особенно если вы собираетесь связать свои таблицы. Вы можете изменить его имя, дважды щелкнув имя «ID» и изменив его, например, на номер клиента.

Позже, после того, как вы установили свои таблицы и установили отношения между ними, вы можете переназначить так называемый первичный ключ (другое имя для уникального поля в таблице), и при этом Если вы хотите, поле идентификатора можно удалить.

Введите новое имя поля (чтобы заменить выделенное имя заполнителя) и нажмите Enter, чтобы сохранить новое имя поля.

Как только вы нажмете Enter, появится новое поле с пробелом вверху, ожидающим имени.

Повторите шаги 7 и 8, пока не найдете все поля, которые, по вашему мнению, вам понадобятся в этой таблице. Вы всегда можете переименовать их позже (двойным щелчком по текущим именам), поэтому не беспокойтесь о совершенстве на этом этапе. Просто начните создавать поля, чтобы начать вводить данные.

Создайте новые поля, нажав Enter после именования каждого из них.

Чтобы сохранить новую таблицу и всю базу данных, нажмите Ctrl + S или нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа.

Рекомендуется сохранять каждый раз, когда вы делали что-то важное — создание таблицы, обновление некоторых полей, добавление записей и т. Д. — по существу, после всего, что вам не хотелось бы делать снова.

Редко это «Таблица1» — действительно полезное имя для таблицы. До или после сохранения базы данных легко переименовать таблицу. Просто выполните следующие действия:

Щелкните правой кнопкой мыши вкладку «Таблица».

Выберите «Сохранить» во всплывающем меню.

Введите имя таблицы в появившемся диалоговом окне «Сохранить как».

Нажмите OK, чтобы сохранить имя.

Сохраните базу данных, чтобы включить это изменение.

Создание баз данных в Microsoft Access

В наше время базы данных очень широко применяются в различных сферах: на предприятиях, в компаниях, учебных заведениях и так далее. А работать с ними позволяет программа из пакета Office — Microsoft Access, которая даёт юзерам очень широкие возможности для взаимодействия с таблицами. Навыки работы в программе Microsoft Access будут полезны каждому современному пользователю. В этой статье подробно рассмотрим, как создать базу данных в Access. Давайте разбираться. Поехали!

База данных представляет собой совокупность связанной между собой информации, объединённой в виде таблицы. Разобравшись с тем, что это вообще такое, можно переходить непосредственно к созданию.

Пример создания базы с многоуровневым списком

Запустив Microsoft Access, выберите «Создать» в меню «Файл». Затем нажмите кнопку «Новая база данных». Справа в окне укажите имя файла и место, где он будет храниться. После этого нажмите кнопку «Создать». Также вы можете воспользоваться одним из списка шаблонов, предлагаемых утилитой. В некоторых случаях будет гораздо удобнее просто отредактировать шаблон, чем самостоятельно создать всё заново.

Как начать создание базы данных

Перед вами появится таблица с одним единственным полем. Наведите курсор на вкладку и выберите пункт «Конструктор». В появившемся окне будет предложено изменить название. Теперь можно начать заполнять ячейки в колонке «Имя поля». Следующий столбец «Тип данных» будет заполняться автоматически, в зависимости от того, вводили вы слова или числа. Тип данных в каждой ячейке можно изменять. Существуют такие типы данных:

  • текстовый;
  • поле МЕМО (эксплуатируется для описаний объектов, так как разрешает вводить большое количество символов, >255);
  • числовой;
  • дата/время;
  • денежный;
  • счётчик;
  • логический (удобно применять для полей, содержащих «да» или «нет»);
  • поле объекта OLE (позволяет вставлять файлы мультимедиа: фото, видео);
  • гиперссылка;
  • вложение (используется для хранения нескольких файлов в одном поле);
  • вычисляемый (разрешает рассчитать сумму, разность, произведение на основе других данных из таблицы);
  • мастер подстановок.

В большинстве случаев вам пригодятся только «числовой», «текстовый», «денежный», «вычисляемый» и «Дата/время», именно такие типы данных эксплуатируются наиболее часто. Ниже, в разделе «Свойства поля», вы можете увидеть размер поля. В случае, если у вас текстовый тип данных, там будет стоять 255. Это значит, что вы можете ввести в данной ячейке 255 символов. Разумеется, это слишком много, поэтому следует сократить размер указанного поля до 30 (вы можете поставить любое другое число, в зависимости от стоящих задач). Делается это для того, чтобы БД занимала меньше дискового пространства.

Для разного атрибута разный тип данных, пример на скриншоте.

Выбрав числовой тип данных, можно задать так называемую маску ввода. Нужна она для того, чтобы определённым образом отображать введённые числовые значения. Задаётся маска при помощи пробелов и решёток. Например, если ваша таблица содержит номера паспортов, то, чтобы эти номера отображались в соответствующем формате, задайте маску «####_######». То есть 4 символа, затем пробел и ещё 6 символов. Для номеров телефона можно указать маску «8(###)-###-##-##».

Для типа «Дата/время» дозволено выбрать различные форматы отображения в разделе «Свойства поля».

Не забудьте сохранить созданную таблицу. Сделать это можно, воспользовавшись комбинацией клавиш Ctrl+S. Если при сохранении появляется окно с предупреждением, что ключевые поля не заданы, то нажмите «Нет», так как их можно создать позже.

Клавиша сохранения находиться в левом верхнем углу.

Как вы можете убедиться, создание баз данных — нехитрый процесс, с которым справится даже начинающий пользователь. Пишите в комментариях, помогла ли вам статья разобраться в вопросе, и спрашивайте, если что-то из изложенного материала осталось непонятным для вас.

Курс по Access. Управление базами данных в Access

Базы данных существуют в любой организации. Одной из программ, позволяющей сотрудникам решать задачи хранения и обработки данных, является Microsoft Access.

Microsoft Access – популярная система управления базами данных, инструмент быстрой разработки баз данных и пользовательских приложений к ним.

MS Access может работать одновременно с такими объектами, как таблицы, отчеты, запросы, формы, макросы и модули, связанными между собой в один файл (базу данных).

Цель семинара

Научить слушателей использовать возможности Microsoft Access для обработки и анализа информации.

В программе семинара

1. Знакомство с базами данных Microsoft Access

  • Знакомство с технологией баз данных при хранении информации
  • Отличие баз данных Access от электронных таблиц Excel
  • Обзор основных новшеств Microsoft Access
  • Создание базы данных Microsoft Access по шаблону
  • Работа с существующей базой данных
  • Назначение основных объектов базы данных Access
  • Работа с объектами базы данных в Области навигации

Тренировочное задание по теме

2. Работа с существующей базой данных

  • Открытие существующей базы данных
  • Область переходов
  • Просмотр таблиц
  • Просмотр запросов
  • Просмотр форм
  • Просмотр отчетов
  • Просмотр других объектов Access
  • Создание и сохранение новой базы данных
  • Одновременное открытие двух баз данных
  • Открытие БД, созданной в более старой версии Access
  • Закрытие базы данных и выход из MS Access
  • Вывод на экран схемы данных

Тренировочное задание по теме

3. Создание таблиц в базе данных Access и работа с ними. Импорт данных в Access

  • Создание таблиц в базе данных Microsoft Access: установка типов данных, свойств полей
  • Ввод и редактирование данных в таблицах
  • Импорт данных из других приложений в базу данных Access
  • Типы отношений между таблицами в базе данных
  • Определение связей между таблицами в окне
  • Схема данных, настройка целостности данных
  • Использование подстановок (поля с возможностью выбора из списка)
  • Настройка свойств, ограничивающих ввод данных в таблицу

Тренировочное задание по теме

4. Создание экранных форм

  • Автоматическое создание экранных форм разных типов: в столбец, ленточной и разделённой
  • Создание форм с помощью Мастера форм
  • Работа с табличными данными с помощью форм
  • Изменение дизайна и настроек формы в режимах Макета и Конструктора
  • Добавление дополнительных полей из таблицы в экранную форму
  • Представление связи «один-ко-многим» с помощью подчиненной формы

Тренировочное задание по теме

5. Обработка данных в Access: фильтры и запросы

  • Поиск данных в таблицах
  • Сортировка и фильтрация данных в таблицах
  • Создание простых запросов на основе одной или нескольких таблиц
  • Сортировка данных с помощью запросов
  • Установка критериев отбора записей
  • Вычисления в запросах

Тренировочное задание по теме

6. Создание печатных отчетов. ЭКспорт отчета в PDF. Использование сервисов

  • Создание печатного отчета без группировки
  • Создание отчета с группировкой с помощью Мастера отчетов
  • Изменение настроек отчета в режимах Макета и Конструктора
  • Экспорт отчета в формат PDF
  • Создание резервной копии и восстановление базы данных
  • · Сжатие и восстановление базы данных Microsoft Access

Тренировочное задание по теме

7. Обмен информацией с внешними источниками

  • Импорт данных из Excel
  • Импорт данных из текстовых файлов с разделителями
  • Импорт данных из текстового файла с фиксированной длиной записи
  • Импорт информации из базы данных Access
  • Импорт информации из других баз данных
  • Экспорт данных в другие приложения (Word, Excel, другую БД Access)
  • Связывание базы данных Access с информацией из другого приложения
  • Другие способы обмена данными в Access

Тренировочное задание по теме

! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.

Результат посещения семинара

  • создавать базы данных для хранения и структурирования большого объема информации в различных областях, правильного обновления, модификации и поиска определенных данных, а также автоматизации расчетов, и отчетов,
  • формировать запросы и отчёты для анализа информации и просмотра результатов,
  • создавать экранные формы, которые превратят базу данных в удобное приложение для конечного пользователя,
  • работать как с существующими базами данных, так и при разработке своих баз данных.

Пройдя курс, Вы освоите не только базовый функционал, но и возможности в версиях Access 2007/2010, а также новые возможности Access 2013, что позволит Вам эффективнее использовать программу Microsoft Access в повседневной работе.

Для кого предназначен семинар

Семинар предназначен для всех, кто по роду деятельности использует в работе программу MS ACCESS .

Метод ведения

Семинар является формой активного обучения, целью которого является передача знаний тренера слушателям, получение и развитие практических знаний и навыков при непосредственном выполнении заданий и решении задач, аналогичных производственным.

Во время тренинга каждый слушатель под руководством тренера выполняет практические задания по темам курса на компьютере с установленной программой MS Excel 2007/ 2010/ 2013. В процессе работы предусматриваются ответы на соответствующие теме вопросы участников.

! Возможно проведение мероприятия в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.

Читать еще:  При выборе шрифта зависает office
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector