Progress28.ru

IT Новости
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Мастер слияния в word 2020

Слияние документов Word и Excel

Слияние документов Word и Excel

Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.

Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.

Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные.

Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.

Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.

Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!

У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится.

  • создадим пустой документ;
  • перейдём на вкладку «Рассылки»;
  • в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
  • выбираем пункт «Обычный документ Word».

Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».

Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».

В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».

Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен.

Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».

Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.

Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.

Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».

Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.

Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».

Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».

Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.

Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие — только с помощью VBA.

Вас может заинтересовать урок — Импорт данных SQL в Excel.

Создание списка слияния с помощью Word

Если у вас нет списка рассылки, который нужно использовать в качестве источника имен и адресов при слиянии, вы можете создать его в Word.

Создание списка рассылки

Выберите Файл > Создать > Новый документ.

Нажмите кнопку Выбор получателей и выберите команду Ввести новый список.

В диалоговом окне Новый список адресов введите сведения о получателях в нужные столбцы. Дополнительные сведения об использовании этого диалогового окна см. в статье Изменить источник данных.

Для каждой новой записи нажмите кнопку Создать запись.

Если требуются дополнительные столбцы, например для порядкового номера, выполните указанные ниже действия.

В диалоговом окне Новый список адресов нажмите кнопку Настройка столбцов.

Выберите Add (Добавить).

Введите имя поля и нажмите кнопку ОК.

Повторите действия b и c для каждого добавляемого столбца или поля.

Добавив всех нужных людей, нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне Сохранение списка адресов введите имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

Теперь вы можете вставить поля слияния в документ. Дополнительные сведения см. в статье Вставка полей слияния.

Читать еще:  Content type excel

Создание списка рассылки в Word

В Word можно создать список рассылки для массовой отправки почты во время слияния.

Выберите Файл > Создать > Новый документ.

Нажмите Рассылки > Выбрать получателей > Ввести новый список.

В окне Изменение списка полей вы увидите набор автоматических полей, предлагаемых Word. Если нужно новое поле, введите его имя в элементе Новое имя поля, чтобы добавить его в список.

Используйте кнопки Вверх и Вниз , чтобы изменить расположение полей.

Нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Сохранить присвойте списку имя и сохраните его.

В разделе Изменить элементы списка введите данные в каждом столбце для списка рассылки.

Для каждой новой записи нажмите кнопку +. Чтобы удалить запись, перейдите к ней и нажмите кнопку —.

Добавив всех нужных людей, нажмите кнопку ОК.

Чтобы изменить список позднее, выполните указанные ниже действия.

Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.

Щелкните параметр Использовать существующий список, выберите ранее созданный список и нажмите кнопку Открыть.

Добавьте или измените записи в диалоговом окне «Изменение элементов списка».

Создание списка рассылки в Word

В Word можно создать список рассылки для массовой отправки почты во время слияния.

В меню Вид выберите пункт Разметка страницы.

На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Создать .

Этот пустой документ используется для создания источника данных.

В меню Сервис выберите пункт Диспетчер слияния почты.

В разделе 1. Выберите тип документанажмите кнопку Создать и выберите Документы на бланке.

В разделе 2. Выберите список получателейнажмите кнопку Получить список и выберите Новый источник данных.

В поле Имена полей в заголовке щелкните имена полей, которые не нужно включать в источник данных, нажмите кнопку Удалить поле, а затем нажмите кнопку ОК.

Введите имя и выберите расположение источника данных, после чего нажмите кнопку Сохранить.

Запомните место, где был сохранен источник данных. Оно понадобится в дальнейшем.

В диалоговом окне Форма данных введите данные одной из записей данных (например, имя получателя в поле Имя, фамилию в поле Фамилия, почтовый адрес в поле Адрес1 и т. д.).

Примечание: Не вводите пробелы в полях, которые требуется оставить пустыми.

Завершив заполнение полей для одной записи, нажмите кнопку Добавить.

Повторите действия 8 и 9 для каждой записи, которую необходимо ввести.

Добавив все нужные записи, нажмите кнопку ОК.

Совет: Чтобы позднее вернуться к диалоговому окну Форма данных, в диспетчере слияния в разделе 2. Выберите список получателейнажмите кнопку Изменить источник данных .

В меню Файл выберите команду Закрыть.

Чтобы сохранить источник данных, нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы отменить создание источника данных, нажмите кнопку Не сохранять.

Мастер-класс слияния: как объединить базу данных контактов Excel с пользовательскими буквами в Word 2020

Table of Contents:

Последняя часть этой статьи из трех частей состоит в объединении ваших пользовательских документов Word с вашим клиентом (экспортируется из Outlook в Excel) для распространения. В первой части объясняется, как выборочно выбирать определенные поля для экспорта в Excel, а в Части второй объясняется, как настраивать, управлять и поддерживать этот список контактов в Excel.

Шаг 1: Запустите мастер слияния

1. Откройте существующий документ в Word или введите новую пользовательскую букву.

2. На вкладке «Рассылки» нажмите «Запустить слияние» , а затем выберите Мастер пошагового слияния в раскрывающемся меню. Окно слияния открывается в правой части экрана.

Шаг 2: Выберите начальный документ

1. В первом окне предлагается выбрать тип документа: письма, сообщения электронной почты, конверты, ярлыки, каталог. Чтобы просмотреть описания, нажмите каждый параметр в списке. Для этого упражнения выберите Буквы .

2. Нажмите «Далее», чтобы продолжить, затем выберите один из следующих трех вариантов: «Использовать текущий документ», «Начать с шаблона» или «Начать с существующего документа». По завершении нажмите Далее , чтобы продолжить.

Рисунок1-Шаг 2. Выберите начальный документ.

Шаг 3: Выберите получателей

1. В следующем окне предлагается выбрать получателей. Вы можете: использовать существующий список, выбрать из контактов Outlook или ввести новый список. Поскольку мы добавили пользовательские поля в нашу базу данных и ожидаем добавить их в будущем, мы используем существующий список из нашей базы данных Excel. Нажмите первый вариант, затем нажмите Обзор .

Читать еще:  Как поставить пароль на word

2. Выберите свою базу данных в диалоговом окне «Выбор источника данных», нажмите Открыть , затем выберите соответствующую таблицу в диалоговом окне «Выбор таблицы», нажмите ОК .

ПРИМЕЧАНИЕ: Confused ? Файлы Excel открываются на Sheet1 с дополнительными вкладками для Sheet2 и Sheet3. Excel вызывает эти таблицы. Когда мы сохранили импортированный CSV-файл в Excel (как файл .xlsx), Excel использовал имя файла (5-15-15 Contact List.xlsx) для первой вкладки (или таблицы). Итак, выберите таблицу с названием 5-15-15.

3. Word отображает выбранную базу данных в окне Получатели слияния. Как указано в инструкциях, используйте параметры в нижней панели, чтобы внести изменения и / или уточнить свою базу данных, прежде чем объединять ее с документом. По завершении нажмите ОК . Затем нажмите Далее , чтобы продолжить.

Рисунок2-Шаг 3. Выберите получателей.

Шаг 4: Вставьте адресный блок

1. Традиционный формат письма включает дату, контактную информацию для отправителя и получателя, а также приветствие. В нашем примере контактная информация отправителя печатается на фирменном бланке с последующей датой. Чтобы вставить контактную информацию получателя, поместите курсор на две строки ниже даты и выберите «Адресный блок» на панели «Создать письмо».

2. Откроется диалоговое окно «Вставить адресный блок» с настройками того, как блок адресов отображается в этом документе. Установите флажки, которые применяются, и выберите формат имени из списка. Обратите внимание, что панель предварительного просмотра справа показывает, как ваш адресный блок будет отображаться на вашем письме. Если почтовый адрес отмечен, но не отображается в области предварительного просмотра справа, нажмите кнопку «Поля соответствия», чтобы помочь Word найти недостающие поля.

Рисунок3-Шаг 4 — Вставить адресный блок

4. Откроется диалоговое окно Match Fields. Имена полей в левом столбце являются именами по умолчанию для этих полей. Обратите внимание: более половины полей поля говорят «не совпадают». Нажмите стрелку вниз справа, чтобы отобразить имена полей, используемые в вашей базе данных Excel.

5. Например, щелкните стрелку поля «не сопоставлено» рядом с строкой, в которой указан Address1. Выберите поле bStreet, и Word заменит слова «не соответствует» с помощью bStreet. Повторите эту процедуру для города, штата, почтового индекса и страны, затем нажмите OK .

6. Word возвращает вас в диалог «Вставить адресный блок». Убедитесь, что полный адрес теперь отображается в области предварительного просмотра, затем нажмите OK . Word помещает поле под названием <> во вторую строку под датой.

Рисунок 4-Шаг 4 — Проверьте адресный блок

7. Переместите курсор вниз на две строки из блока адресов. Нажмите «Приветствие» в окне «Слияние». Откроется диалоговое окно REPLACE Greeting Line. Выберите приветствие из выпадающего списка в формате линии приветствия. Затем выберите формат имени получателя.

8. Затем выберите приветствие для получателей с недопустимыми или отсутствующими именами. Используйте стрелки под образцом для просмотра и / или проверки правильности записей.

9. Если какое-либо из полей отсутствует или неточно, нажмите кнопку «Поля соответствия» и следуйте приведенным выше инструкциям, чтобы выполнить ремонт. По завершении нажмите OK .

Рисунок 5-Шаг 4 — Вставьте приветственную линию

10. Следующая опция в этом меню — электронная почта. Выберите этот вариант, если у вас есть программное обеспечение электронной почты и учетная запись, настроенная для использования этой функции.

11. Нажмите Дополнительные элементы , чтобы вставить пользовательские поля, которые мы создали в Excel. Переместите курсор к первому заполнителю в букве, выберите поле «Экспертиза» в поле Дополнительные элементы > Вставить поле слияния , затем нажмите кнопку Вставить , Слово помещает это поле «Экспертиза» в ваше письмо.

12. Повторите эту процедуру, чтобы вставить «Инновации» и «Сборы». Обратите внимание, что если какое-либо поле отсутствует или неточно, нажмите кнопку Match Fields и следуйте приведенным выше инструкциям, чтобы выполнить ремонт. По завершении нажмите Закрыть , затем нажмите Далее , чтобы продолжить.

Рисунок 6-Шаг 4 — Вставьте пользовательские поля из списка «Дополнительные элементы».

Читать еще:  Неделимый пробел в word сочетание клавиш

Шаг 5: Предварительный просмотр ваших писем

1. Как только вы нажмете Далее: просмотр ваших писем , Word отображает первое объединенное письмо. Проверьте пользовательские поля, чтобы они были правильно напечатаны и в нужном месте.

2. Если вы хотите просмотреть конкретную запись / получателя, нажмите Найти получателя , затем введите критерии поиска в поле поиска или щелкните двойные стрелки, пока не найдете нужную запись.

3. Если в любом объединенном поле есть ошибка, нажмите Изменить список получателей и немедленно отредактируйте базу данных.

Рисунок 7-Шаг 5: Просмотр ваших писем

Шаг 6: Завершите слияние

1. Чтобы завершить слияние, выберите Печать . Выберите Все , Текущая запись или диапазон записей, а затем нажмите ОК .

2. Вы также можете выбрать Редактировать отдельные письма и объединить все записи, текущую запись или ряд записей в новый файл, затем просмотреть отдельные буквы и внести соответствующие изменения.

3. По завершении нажмите OK ; затем напечатайте буквы.

Открытый урок «Функция слияния в программе MS Word»

Создание документов с помощью функции слияния в программе MS Word.

Задачи урока:

  • Изучить алгоритм работы по созданию составного документа с помощью функции слияния с использованием MS Word.
  • Повторить основные возможности текстового редактора MS Word
  • Тип урока: комбинированный (объяснение нового материала, компьютерная практическая работа, тестирование)

    Техническое оснащение урока:

  • Персональные компьютеры.
  • Мультимедийный проектор.
  • Программное обеспечение – пакет Microsoft Office.
  • Ход урока

    I. Актуализация знаний

    Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы.

    II. Введение нового материала

    У Вас фирма. Нам необходимо поздравить с новым годом наших партнеров, работающих в других фирмах. В случае, если количество поздравляемых большое и мы хотим регулярно общаться с ними, процедура слияния будет выгодным решением нашей задачи.

    Информацию в посылаемом письме условно можно разделить на общую и индивидуальную. Если данные о наших партнерах хранятся в определенном месте, то эти данные можно вставлять в поля слияния (помечено звездочками).

    2.1. Создаем основной документ в MS Word (Презентация – слайд 3)

    2.2. Начинаем процедуру слияния

    2.2.1. Процедура слияния вызывается в “Microsoft Word” через меню Рассылки/Начать слияние, в результате пользователю на первом шаге предлагается выбрать варианты слияния. После создания основного документа выбираем меню Рассылки –> Начать слияние –> Пошаговый мастер слияния (Презентация – Слайд 4-5)

    2.2.2. Индивидуальные данные письма (помечено звездочками) должны храниться в определенном месте и порядке.

    Данные об одном объекте называют записью. Данные одного и того же типа называют полем. (Презентация – Слайд 5)

    В нашем примере мы будем использовать данные из таблицы 1.

    Название фирмы

    Отчество

    Тополек

    Тимофей

    Тимофеевич

    Ясно солнышко

    Константин

    Константинович

    Ромашка

    Александр

    Александрович

    Чебурашка

    Давид

    Давидович

    Неваляшка

    Рустам

    Рустамович

    2.2.3. Создаем источник данных для письма.

    Если источник данных еще не создан, то можно либо создать его средствами Microsoft Word, либо получить данные для слияния из другого источника, например, рабочей книги.

    Для создания источника средствами Microsoft Word нужно в окне слияния Этап 3 –> Выбор получателей –> Создание списка –> Создать, в раскрывшемся списке выбрать Настройка столбцов (Презентация – слайд 7)

    Далее необходимо определить структуру источника данных, т.е. название полей. Название полей можно удалять, добавлять и изменять.

    После этого дать источнику данных имя, отличное от имени основного документа. В этом файле будет храниться текст источника данных.

    Для нашего задания мы отредактировали название полей в соответствии с таблицей 1. В результате окно редактирования полей должно выглядеть так, как показано на рисунке 1.

    Следующим шагом является ввод данных о наших партнерах в соответствующем окне (рисунок 2)

    Введя сведения о партнерах и находясь в основном документе с помощью панели Слияние в документ добавляются нужные поля. Причем в документе отражаются лишь названия полей. (Рисунок 3)

    2.2.4. В документ вместо звездочек заносим наименование полей и завершаем этап слияния. (Презентация – слайд 9,10).

    В результате должны получить 5 готовых писем. (Презентация — слайд 11)

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector