Progress28.ru

IT Новости
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Учетные приложения в ms office

Учетные приложения в ms office

Разработка учетных приложений в MS Office

© Бикмухаметов И. Х., Исхаков З. Ф., Лехмус М. Ю., 2018

© Издательство «Прометей», 2018

Деятельность предприятий и организаций различного профиля на современном этапе развития общества невозможно представить без широкого использования информационных технологий. Применение информационных технологий дает предприятиям существенные конкурентные преимущества в таких вопросах, как оперативный учет информации, подготовка отчетов и учетной документации, анализ рыночной среды, обмен информацией с партнерами и контрольными органами и т. д. В настоящее время компьютерные технологии внедряются во все этапы основной деятельности: от планирования и организации деятельности, текущего учета, отчетности на различных календарных этапах до управления основным производством и становятся одной из важнейших составляющих успешной работы предприятий.

Для реализации различных запросов заинтересованных структур по вопросам автоматизации своей деятельности, многими IT-компаниями и IT-сообществами разработаны и активно предлагаются на рынке предметные решения. Это, прежде всего, комплексные информационные системы проблемно-ориентированного профиля.

Эффективность внедрения таких систем всегда носит спорный характер и зависит от множества факторов: высокой начальной стоимости, правильности поставленного технического задания на внедрение информационной системы, наличия IT-структуры организации для автоматизации различных процессов, готовности сотрудников к использованию соответствующего аппаратного и программного обеспечения и т. д.

Но вместе с тем, остаются некоторые задачи разработки и применения информационных технологий, которые можно эффективно решить без больших финансовых и временных затрат. Это, прежде всего, вопросы разработки учетных приложений для текущих оперативных задач организации.

В данном учебном пособии рассматриваются практические вопросы создания учетных приложений. Рассматриваются полезные, с точки зрения авторов, подходы и инструменты разработки приложений, приводятся готовые фрагменты программного кода для автоматизации отдельных процессов. Это обусловило наличие в пособии большого количества скриншотов процесса создания учетных приложений в различных офисных программах.

Учебное пособие может быть использовано при изучении дисциплины «Разработка учетных приложений в среде MS Office» и рекомендовано всем желающим получить практические навыки работы в офисном пакете с элементами автоматизации своих приложений с использованием макросов и VBA.

1. Учетные приложения и автоматизация хозяйственной деятельности

Учетные приложения очень широко используются в различных структурных подразделениях предприятий и организаций. На любом компьютере можно найти с десяток электронных таблиц с массивом данных на различную тематику. Обычно пользователи создают такие таблицы, чтобы вести учет в какой-либо предметной области. При этом всегда есть возможность быстро провести над этими данными различные процедуры обработки или использовать часть из них для различных расчетов и построения различных диаграмм.

Под «приложением» принято называть программный продукт, разработанный для выполнения конкретных задач в выбранной программной среде, содержащий конкретный алгоритм реализации и программный код. Часто можно услышать Windows-приложение, DOS-приложение, офисное приложение и т. д. Обыкновенная электронная таблица еще не является приложением. Необходимо действие, которое должно выполнять приложение, характеризующее приложение как приложение – иначе это просто документ. Другое дело, когда электронная таблица содержит в своих ячейках формулы или функции листа. В этом случае можно говорить об активной электронной таблице, которая производить различные вычисления, да к тому же автоматически корректирует красочную диаграмму на листе в зависимости от изменившихся исходных данных в ячейках таблицы. А если еще с данными электронной таблицей работают с помощью кода VBA и используют элементы управления, тогда свойства электронной таблицы приближаются к исполняемому файлу приложения.

Приведем отличия учетного приложения от простой электронной таблицы:

1. Учет – это динамический процесс, поэтому таблица постоянно меняет свой размер в зависимости от занесенных в нее данных.

2. Если необходимым условием для приложения является проведение каких-либо действий с данными таблицы, то для электронной таблицы это только возможное действие.

3. Данных действий должно быть более одного, т. е. отличительное свойство приложения это различная, контекстная работа с набором данных. Пользователь сам выбирает, какое действие необходимо выполнить с табличным набором данных в данный момент времени.

4. Наличие программного кода для автоматизации интерфейса программного приложения, работы с переменным табличным набором данных и автоматизации взаимодействия с другими приложениями является необходимым условием для приложения.

Основные теоретические вопросы разработки учетных, а точнее учетно-расчетных приложений рассмотрены в учебном пособии Лукьянова П. Б. [1]. Каждое учетно-расчетное приложение имеет большую расчетную составляющую в виде различных блоков анализа данных в базе, прогнозирования, и возможно элементов какого-то подхода к оптимизации. Его уже нельзя назвать просто учетным приложением. Это скорее расчетное приложение с таблицей исходных данных. Расчетный блок учетного приложения, прежде всего, зависит от предметной области использования данного приложения: экономика, менеджмент, образование, наука и др. Следовательно, у каждого учетного приложения он будет свой.

Поэтому граница перехода между учетным, учетно-расчетным и расчетным приложением достаточно расплывчата. Элементы расчета есть в любой базе данных в зависимости от ее назначения. В то же время расчетное приложение не может работать без массива данных: в виде таблицы данных или же в виде файла с исходными данными.

Для реализации учетного приложения «родной», инструментальной средой разработки, безусловно, является табличный процессор, хотя учетные и расчетные функции можно реализовать и в других офисных приложениях. При этом продукт, созданный в среде СУБД, правильно называть базой данных, хотя его также можно назвать и учетным приложением.

При разработке учетного приложения может возникнуть вопрос: какую среду использовать – среду электронных таблиц или базы данных, а может даже документа MS Word или комбинацию приложений? Все зависит от решаемой задачи и от объема исходных данных, с которыми предстоит работать. При этом не следует исключать из рассмотрения навыки пользователя по владению каким-либо офисным приложением. Опыт общения с различными структурами организации показывает, что выбор инструментария определяет, прежде всего, знания исходного приложения – инструментария. И часто это приложение бывает не лучшим для поставленной задачи. Поэтому можно сделать вывод, что для учетных приложений, когда объем информации небольшой (не более 200 записей), ограничены время и средства на разработку – лучше всего подходит среда электронных таблиц. При больших значения перечисленных показателей следует обратить на базы данных.

Читать еще:  Скачать шрифты для wps office

2. Базовые составные части учетного приложения

Независимо от выбранной среды работы учетные приложения могут иметь явно выраженные составные части:

1) Интерфейсная часть для работы с приложением в целом.

2) Интерфейсная, диалоговая форма (часть) для сбора исходных данных. Необязательная, но желательная часть учетного приложения. Она позволяет безошибочно, легко, наглядно вводить данные для последующего переноса их в учетную таблицу-реестр и в бланк формуляра – образца.

Разработка учетных приложений в MS Office

Анализ прикладных программ для автоматизированного ведения бухгалтерского учета. Основные характеристики и возможности бухгалтерских программ. Перечень базовых справочников. Построение таблиц учета движения ТМЦ и графиков хозяйственной деятельности.

РубрикаБухгалтерский учет и аудит
Видметодичка
Языкрусский
Дата добавления08.05.2013
Размер файла332,1 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение

высшего профессионального образования

Финансовый университет при правительстве Российской федерации

Кафедра: «Информатика и программирование»

на тему: «Разработка учетных приложений в MS Office»

Используя MS Excel, требуется создать учетное приложение, в котором должна быть отражена петля управления производством и представлен анализ эффективности бизнеса через расчет показателей эффективности (прибыль, уровень рентабельности) и построение наглядных графиков и диаграмм.

В качестве примера относительно простого учетного приложения рассматривается типовая задача учета движения ТМЦ (товароматериальных ценностей). После построения учетного приложения выполняется собственно первичный учет (регистрация операций прихода/расхода различных товаров) и затем на основании зарегистрированного массива данных рассчитываются показатели эффективности по отдельному товару и предпринимательской деятельности в целом, а также строятся графики по динамике закупок или выпуску товара, динамике продаж, активности Клиентов, эффективности работы менеджеров и т.д. для последующей обоснованной корректировки в ведении бизнеса.

Также на основе полученных результатов проводится имитационное моделирование: оценивается динамика эффективности производства при движении ценовых и производственных показателей в большую или меньшую стороны.

Таким образом, пользуясь только стандартными средствами MS Office, может быть решена значительная часть типовых профессиональных задач экономиста.

Выбор прикладной области

В качестве прикладной области рассмотрим деятельность по выпуску и реализации продуктов питания — такая задача понятна каждому, так как все мы являемся потребителями такой продукции.

Отметим, что структура учетного приложения в любой прикладной области примерно одинакова: должны быть определены поля основной таблицы прихода-расхода ТМЦ; для автоматизации ввода данных в таблицу и повышения удобства работы с ней должны быть выделены базовые справочники, где указываются ФИО ответственных за операцию, поставщики, клиенты, товарные группы, характеристики товаров, перечень единиц измерения и т.д.

Удобство в использовании справочников заключается в значительном упрощении регистрации прихода/расхода ТМЦ, так как вместо многократного ввода в поля таблицы одних и тех же значений появляется возможность реализовать выбор этих значений из заранее заполненных таблиц. Грамотно спроектированная таблица учета движения ТМЦ позволяет оператору оперативно вводить сотни и тысячи записей в течение одного рабочего дня, формируя необходимый фундамент для последующего анализа всей хозяйственной деятельности, на основании чего могут быть сформулированы выводы и предложения по коррекции ведения бизнеса (рис. 1).

Итак, Вы — начинающий предприниматель, организовали цех по выпуску хлебобулочной и кондитерской продукции. Кроме этого, Вы оптом закупаете некоторый ассортимент продуктов питания продукции у нескольких поставщиков для последующей реализации товара в розницу.

У Вас есть ассортимент выпуска: 3-4 товарные группы, в каждой из которых 5-10 товаров, известны данные по затратам, объему выпуска, продажам и т.д. В течение определенного периода времени выполняется многократная регистрация двух элементарных операций: приход товара на склад и списание товара со склада. Длительность анализируемого периода (производственного цикла) — 1 месяц.

Рис. 1. Структура учетного приложения

бухгалтерский учет таблица график

Перечень базовых справочников

При анализе задачи выделим несколько базовых справочников:

1. Справочник должностей сотрудников. Структура справочника: одно текстовое поле с названием должности.

2. Справочник сотрудников организации. Структура справочника: текстовое поле с указанием ФИО сотрудника; текстовое поле должности, занимаемой сотрудником, причем ввод должности сотрудника должен выполняться выбором должности из справочника должностей.

3. Справочники Поставщиков и Клиентов (потребителей продукции). Справочники схожи по регистрируемым показателям: название организации, ее адрес, ФИО контактного лица, телефон, электронная почта.

4. Справочник товарных групп. Состоит из столбца с названием товарной группы и кодом группы (целочисленное значение).

5. Справочник товаров (ТМЦ). Регистрируется:

1) товарная группа,

2) наименование товара,

3) артикул — уникальное число, характеризующее товар. Артикул составляется на основе кода товарной группы, к которой относится товар. Например, если коды товарных групп равны 1000, 2000, 3000 и т.д., то артикулы первой товарной группы могут быть 1001, 1002, 1003 и т.д., артикулы второй товарной группы 2001, 2002, 2003 и т.д.

4) единица измерения (шт., кг, коробка, упаковка, …),

5) цена реализации за единицу измерения,

6) цена закупки за единицу измерения (или при наличии собственного производства переменные затраты на производство единицы измерения продукции),

7) масса единицы измерения (вес одной коробки, вес одной штуки),

8) цена закупки (или себестоимость производства) за 1 кг продукции,

9) процент брака (при производстве), процент боя (при закупке).

10) цена утилизации брака, руб. / кг (весь брак продается на переработку по низкой цене)

Ввод значений в поле «Название товарной группы» выполняется выбором соответствующего значения из справочника «Товарные группы».

Некоторые поля в справочнике вычисляемые. Так, при известной цене закупки за единицу измерения поле цена закупки за 1 кг будет вычисляемой, и наоборот, если известна себестоимость производства 1 кг продукта (как правило, при производстве себестоимость рассчитывается за кг), вычисляется себестоимость за единицу измерения.

Читать еще:  Office 2020 без активации

6. Справочник постоянных затрат. В этом справочнике фиксируются все постоянные затраты в течение месяца: аренда склада, кондитерского цеха, зарплата персоналу, аренда автотранспорта и т.д. Данные этого справочника необходимы для последующего расчета прибыли хозяйственной деятельности. Структура справочника:

1) Название статьи затрат

2) Затраты по статье в течение месяца, руб.

Часть товаров и товарных групп задается студентом самостоятельно, исходя из его интересов и предпочтений. Вместе с тем, часть товаров должна быть одинакова для всех, чтобы легко можно было проверить правильность работы расчетных формул. В справочнике товарных групп должна быть товарная группа «Хлебобулочные изделия». В справочнике товаров должны быть товары со следующими характеристиками (см. Таблицу 1):

6 способов использовать Microsoft Office бесплатно

Простые хитрости, позволяющие не платить за Word, Excel, PowerPoint и другие офисные программы.

Официальный комплект Microsoft Office для дома и учёбы сейчас стоит 6 699 рублей. Однако покупка — не единственный способ заполучить нужные программы. Вот способы пользоваться ими бесплатно.

1. Используйте MS Office Online

В браузере на любом ПК использовать привычные сервисы Microsoft можно без каких-либо подписок и оплаты. Для этого существует полноценный комплект онлайн-версий Word, Excel, PowerPoint и других программ.

Они полностью поддерживают привычное форматирование документов и включают в себя основные инструменты, правда, за некоторыми исключениями. К примеру, Word Online лишён панели WordArt, уравнений и диаграмм, а Excel Online не может работать с пользовательскими макросами.

И тем не менее, веб-версии вполне подойдут для открытия, просмотра и редактирования файлов Microsoft Office. Потребуется только учётная запись Microsoft.

2. Установите мобильные приложения MS Office

Помимо онлайн-сервисов совершено бесплатно распространяются мобильные версии программ MS Office. На смартфонах с большими дисплеями с их помощью вполне можно просматривать и редактировать документы, а в случае с планшетами — даже набирать тексты и работать с объёмными таблицами.

Бесплатное распространение актуально для всех устройств на базе Android и iOS, за исключением iPad Pro. Их обладателям для редактирования файлов Word, Excel и PowerPoint необходима подписка на Office 365.

3. Воспользуйтесь Office 365

Облачный Office 365 для дома, включающий в себя премиум-версии приложений Office для шести человек, распространяется по подписке. Год использования обходится в 4 399 рублей, однако перед покупкой можно опробовать сервис бесплатно в течение целого месяца.

В рамках тестового периода будут предоставлены не только самые свежие версии всех программ, но также 1 ТБ места в облачном хранилище OneDrive и 60 бесплатных минут для звонков в Skype. Единственным условием является необходимость указать реквизиты карты, с которой по окончанию месяца будет списываться оплата.

4. Попробуйте MS Office 365 ProPlus

По истечению пробного периода с Office 365 можно запросить 30 дней бесплатного использования профессионального Office 365 ProPlus. Он позволяет создавать до 25 учетных записей пользователей и может быть интегрирован с локальными решениями для электронной почты и совместной работы. От вас потребуется заполнить специальную форму и дождаться ответа.

5. Получите MS Office при покупке ПК

Получить официальные программы Office для дома или же подписку на год использования Office 365 вполне можно при покупке ноутбука или планшета на Windows. Такие акции часто встречаются в крупных сетях продаж компьютерной техники и бытовой электроники.

Соответственно, если вы как раз собирались приобрести новый ноутбук, стоит заранее ознакомиться с доступными предложениями и узнать, где Office уже включён в комплект.

6. Используйте Office 365 для учащихся и преподавателей

Для учащихся и преподавателей предоставляется специальный пакет Office 365, разработанный для образовательных учреждений. Использовать его можно совершенно бесплатно, если учебное заведение зарегистрировано на сайте Microsoft.

В рамках бесплатного тарифа основные программы доступны в веб-версии. Привычный десктопный Word, Excel и PowerPoint можно получить только платно. Но вполне возможно, что ваше учебное заведение предоставляет специальные условия приобретения Office 365 по сниженной стоимости. Этот момент необходимо уточнить в образовательном учреждении.

Павел Лукьянов — Разработка учетных приложений в MS Office

Описание книги «Разработка учетных приложений в MS Office»

Описание и краткое содержание «Разработка учетных приложений в MS Office» читать бесплатно онлайн.

Учебное пособие знакомит читателя с основными задачами, решаемыми учетными приложениями в профессиональной деятельности экономиста, рассматривает роль и место учетных приложений в повышении эффективности деятельности организации. В практической части пособия пошагово разбирается разработка типового учетного приложения, создаваемого в пакете MS Office, рассматриваются вопросы организации расчетов при неточно заданных исходных данных.

Для студентов, обучающихся по направлениям «Экономика» и «Менеджмент» (программа подготовки бакалавра).

Разработка учетных приложений в MS OFFICE

К 95-летию Финансового университета при Правительстве Российской Федерации

Рекомендовано к изданию решением кафедры информатики и программирования Финансового университета при Правительстве Российской Федерации Протокол № 7 от S февраля 2014 г.

В авторской редакции

Введение. Учетные приложения в профессиональной деятельности экономиста

Любому специалисту (экономисту, финансисту, менеджеру, управленцу и т. д.) помимо знаний и профессиональных навыков необходимы определенные инструменты для эффективной работы. Часто при выполнении повторяющихся задач специалист ищет способ автоматизировать типовые и ставшие рутинными операции.

Необходимость многократного решения экономических задач, таких, как:

• учет и регистрация различных экономических показателей;

• выполнение финансовых расчетов;

• оптимизация финансово-экономических решений;

• анализ эффективности хозяйственной деятельности и т. д.

приводит специалиста к поиску соответствующих инструментальных средств (соответствующих специализированных программ), при отсутствии которых задача решается «подручными» средствами, и чаще всего в качестве этих подручных средств выступает офисный пакет MS Office.

Далее под учетным приложением будем понимать приложение, разработанное средствами MS Office, предназначенное для решения следующих задач:

Читать еще:  Скачать пакет совместимости microsoft office 2003

1) автоматизация рутинных учетных операций;

2) анализ хозяйственной деятельности на основе учетных данных;

3) оптимизация ряда экономических показателей.

Следует отметить, что разработка и последующее использование учетного приложения, разработанного самостоятельно средствами MS Office, часто является лишь промежуточным этапом в автоматизации какой-либо работы. Последующая автоматизация выполняется с привлечением профессиональных разработчиков, в результате чего создаются специализированные программы.

Современные информационные технологии позволяют автоматизировать решение практически любой задачи, при условии ее грамотной постановки и формализации алгоритма решения. Специалист, в арсенале которого есть такое специализированное программное обеспечение (ПО), выполняет свою работу быстрее, точнее и эффективнее. Таким образом, качество работы специалиста выше, если он использует готовое специализированное программное обеспечение.

Откуда появляется специализированное ПО? Такое программное обеспечение создается на основе многих попыток описать проблему и способы ее решения, используя стандартное ПО и разработанные учетные приложения.

К стандартному ПО относят те программы, которые изначально уже установлены на персональном компьютере. Для компьютеров с операционной системой Windows таким ПО является пакет программ MS Office. Но приложение, которое разработано с использованием пакета MS Office, будет считаться специализированным ПО, так как оно предназначено для решения вполне определенных профессиональных задач, и не входит в стандартный набор программ персонального компьютера.

Несмотря на повсеместное использование компьютеров и наличие сотен тысяч различных программ, существует огромное количество задач, решение которых до сих пор не автоматизировано. В этом случае специалисту приходится браться за такую автоматизацию самостоятельно и создавать учетное приложение «под себя».

Но при серьезном подходе к своей разработке специалист рано или поздно сталкивается с недостатком собственных знаний в компьютерных технологиях. В результате он не в состоянии решить задачу так, как ему бы хотелось.

Если цена правильного решения высока, а потери от неправильного (или неточного, или запоздавшего, или необоснованного) решения могут быть значительны, специалист стремится уйти от своих кустарных разработок и обращается к разработчикам специализированного программного обеспечения (ПО) для «переноса» его технологии решения задачи из учетного приложения MS Office в специальную программу (рис. В-1).

Другой вариант: сами разработчики ПО, ожидая спрос на свою специализированную программу для какого-либо бизнеса, ищут специалистов в этом бизнесе, используют их знания и создают востребованный программный продукт.

Наиболее яркий пример использования специализированного ПО – программы для ведения бухгалтерии. Бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность являются достаточно формализованными процедурами, со стандартными действиями по заполнению учетных документов и формированию отчетных сводок. На сегодняшний день ведение бухгалтерии любой фирмы и организации сложно представить без таких специально разработанных, закупленных и внедренных программ.

Рис. В-1. Последовательность автоматизации решений задач экономиста

Еще пример: биржевые торговые системы, автоматизирующие деятельность трейдера. Все возможные действия трейдера на рынке четко определены и также ограничены жестким перечнем правил, поэтому вполне логичным было решение использовать вычислительную технику и соответствующее программное обеспечение для автоматизации такой деятельности.

Но, как было сказано выше, существует огромное количество задач, для которых нет готового специализированного ПО. Такая ситуация связана с массой причин: например, алгоритм получения решения неоднозначен; данные, необходимые для решения, определены не точно; критерий правильности решения зависит от экспертных оценок (например, прогноз экономического развития региона или отрасли) и т. д.

Другой вариант: сама задача является частной и не имеет массового характера. Фирме проще и дешевле решить задачу своими силами, не привлекая профессиональных разработчиков для создания специализированного ПО.

Оказавшись в ситуации, когда специальные программы отсутствуют, специалист вынужден использовать свои наработанные профессиональные подходы, создавать свои шаблоны для расчетов и т. д. Можно сказать, что специалист разрабатывает свое, авторское учетно-расчетное приложение, в котором многократно проиграны различные сценарии решения задачи, и в котором ему удобно работать.

Если у вас есть возможность решать свои задачи, используя специализированное ПО, созданное профессионалами, то именно так и надо поступать, и это идеальный вариант. Но в реальной жизни часто приходится самостоятельно разбираться с тем, как автоматизировать решение своих профессиональных задач, как делать свою работу более удобно, быстро, наглядно и т. д. Таким образом, возникает задача создания учетного приложения самостоятельно.

Какие знания нужны разработчику учетного приложения? Ему требуются знания в нескольких областях (см. рис. В-2):

Рис. В-2. Необходимые условия для создания учетного приложения

• хорошее знание предметной области;

• знание средств разработки, практические навыки и умения;

• знание теоретических положений и постулатов используемой экономической модели;

• владение математическим аппаратом, используемым при решении задачи.

Таким образом, первым шагом при решении различных задач, требующих автоматизации учета, вычислений и т. д. является разработка учетного приложения силами самого специалиста. Дисциплина «Разработка учетных приложений в MS OFFICE» посвящена изучению подходов по созданию таких приложений.

1. Учетные приложения в бизнесе

1.1. Учетные приложения в решении управленческих задач

Общая задача повышения эффективности функционирования бизнеса, как правило, напрямую связана с поиском оптимальных управленческих решений, причем управленческие решения основаны во многом на результатах работы учетных приложений.

В настоящее время наибольший резерв в повышении эффективности любой хозяйственной деятельности лежит в оптимизации управления, и учетное приложение, как правило, автоматизирует некоторый участок в цепи управления организацией или часть бизнес-процессов предприятия.

На каких участках используются учетные приложения? Для ответа на этот вопрос разберем, как работает любая организация. Самая простая модель организации – модель «черного ящика», когда мы ничего не знаем о том, что происходит внутри, но можем сказать, что организация потребляет на входе и что выдает на выходе (рис. 1–1).

Рис. 1–1. Схема деятельности предприятия в модели черного ящика

При таком описании функционирования предприятия цели управления могут быть сформулированы следующим образом (рис. 1–2):

Рис. 1–2. Обобщенные цели управления предприятием

Чтобы эффективно решать задачи управления с помощью учетных приложений, нужно представлять, как традиционно происходит управление любой организацией.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector
×
×