Progress28.ru

IT Новости
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Vlookup openoffice как пользоваться

ВПР (функция ВПР)

Совет: Попробуйте использовать новую функцию кслукуп — улучшенную версию функции ВПР, которая работает в любом направлении и возвращает точные совпадения по умолчанию, упрощая и удобную в использовании, чем его предшественник.

ФУНКЦИЯ ВПР используется, если нужно найти элементы в таблице или диапазоне по строкам. Например, можно найти цену на автомобильную часть по номеру детали или получить имя сотрудника на основе его кода сотрудника.

Совет: Чтобы получить дополнительную справку о функции ВПР, просмотрите эти видео с YouTube от экспертов сообщества Excel!

Самая простая функция ВПР означает следующее:

= ВПР (необходимые условия для поиска, номер столбца в диапазоне, содержащий возвращаемое значение, возвращаемое приближенное или точное соответствие — обозначено как 1/истина или 0/ложь).

Совет: Секрет функции ВПР состоит в организации данных таким образом, чтобы искомое значение (Фрукт) отображалось слева от возвращаемого значения, которое нужно найти (Количество).

Используйте функцию ВПР для поиска значения в таблице.

ВПР(искомое_значение, таблица, номер_столбца, [интервальный_просмотр])

= ВПР (A2; A10: C20; 2; ИСТИНА)

= ВПР (a2; сведения о клиенте)! А:Ф, 3, ЛОЖЬ)

Значение для поиска. Значение, которое вы хотите найти, должно находиться в первом столбце диапазона ячеек, указанного в аргументе table_array .

Например, если Таблица-массив охватывает ячейки B2: D7, то lookup_value должен находиться в столбце B.

Искомое_значение может являться значением или ссылкой на ячейку.

Диапазон ячеек, в котором будет выполнен поиск искомого_значения и возвращаемого значения с помощью функции ВПР. Вы можете использовать именованный диапазон или таблицу, а вместо ссылок на ячейки можно использовать имена в аргументе.

Первый столбец в диапазоне ячеек должен содержать lookup_value. Диапазон ячеек также должен содержать возвращаемое значение, которое нужно найти.

Номер столбца (начиная с 1 для самого левого столбца table_array), содержащего возвращаемое значение.

Логическое значение, определяющее, какое совпадение должна найти функция ВПР, — приблизительное или точное.

Приближенное соответствие: 1/истина предполагает, что первый столбец в таблице отсортирован либо в числовом формате, либо в алфавитном порядке, а затем будет искать ближайшее значение. Это способ по умолчанию, если не указан другой. Например, = ВПР (90; a1: B100; 2; истина).

Точное совпадение: 0/ложь осуществляет поиск точного значения в первом столбце. Например, = ВПР («Смит»; a1: B100; 2; ложь).

Начало работы

Для построения синтаксиса функции ВПР вам потребуется следующая информация:

Значение, которое вам нужно найти, то есть искомое значение.

Диапазон, в котором находится искомое значение. Помните, что для правильной работы функции ВПР искомое значение всегда должно находиться в первом столбце диапазона. Например, если искомое значение находится в ячейке C2, диапазон должен начинаться с C.

Номер столбца в диапазоне, содержащий возвращаемое значение. Например, если в качестве диапазона задано значение B2: D11, число B должно быть первым столбцом, а в качестве второго — «C» и т. д.

При желании вы можете указать слово ИСТИНА, если вам достаточно приблизительного совпадения, или слово ЛОЖЬ, если вам требуется точное совпадение возвращаемого значения. Если вы ничего не указываете, по умолчанию всегда подразумевается вариант ИСТИНА, то есть приблизительное совпадение.

Теперь объедините все перечисленное выше аргументы следующим образом:

= ВПР (искомое значение; диапазон с искомым значением; номер столбца в диапазоне с возвращаемым значением, приближенное соответствие (истина) или точное совпадение (ложь)).

Примеры

Вот несколько примеров использования функции ВПР.

Пример 1

Пример 2

Пример 3

Пример 4

Пример 5

Вы можете использовать функцию ВПР для объединения нескольких таблиц в одну, если одна из них имеет общие поля. Это может быть особенно удобно, если вам нужно предоставить доступ к книге пользователям более ранних версий Excel, которые не поддерживают функции работы с данными с несколькими таблицами в качестве источников данных — путем объединения источников в одну таблицу и изменения источника данных компонента данных на новый. Таблица, функция данных может использоваться в более ранних версиях Excel (при условии, что сама функция данных поддерживается в более ранней версии).

Здесь в столбцах A-F и H есть значения или формулы, которые используют только значения на листе, а остальные столбцы используют функцию ВПР и значения столбца A (клиентский код) и столбец B (юрист) для получения данных из других таблиц.

Скопируйте таблицу с общими полями на новый лист и присвойте ей имя.

Чтобы открыть диалоговое окно Управление связями, нажмите кнопку данные > работа с данными > связей .

Для каждой из перечисленных связей обратите внимание на следующее:

Поле, связывающее таблицы (в диалоговом окне отображаются в круглых скобках). Это lookup_value формулы функции ВПР.

Имя связанной таблицы подстановки. Это table_array формулы функции ВПР.

Поле (столбец) в связанной таблице подстановки с данными, которые вы хотите добавить в новый столбец. Эти сведения не отображаются в диалоговом окне Управление связями. чтобы узнать, какое поле вы хотите извлечь, вам потребуется ознакомиться со связанной таблицей подстановки. Вы хотите отметить номер столбца (A = 1) – это col_index_num в формуле.

Чтобы добавить поле в новую таблицу, введите формулу ВПР в первом пустом столбце с помощью сведений, собранных в действии 3.

В нашем примере столбец G использует юрист ( lookup_value) для получения данных о тарифных курсах из четвертого столбца ( col_index_num = 4) из таблицы судебные тблатторнэйс ( table_array) с формулой = ВПР ([@Attorney], tbl_Attorneys, 4, ложь).

В формуле также могут использоваться ссылки на ячейки и ссылки на диапазоны. В нашем примере это было бы = ВПР (a2; «Юристы»! А:Д, 4, ложь).

Продолжайте добавлять поля, пока не будут созданы все нужные поля. Если вы пытаетесь подготовить книгу с функциями данных, которые используют несколько таблиц, измените источник данных функции данных в новой таблице.

Use of LibreOffice for an office automation environment

VLOOKUP Function

What is VLOOKUP

The VLOOKUP function (short for Vertical LOOKUP) is a built-in Calc function that is designed to work with data that is organized into columns. For a specified value, the function finds (or looks up) the value in one column of data, and returns the corresponding value from another column. Once you understand how VLOOKUP works and how to use it you will be able to create more sophisticated spreadsheets and further automate your work.

VLOOKUP example

The VLOOKUP function is best explained using an example. In the spreadsheet below we calculate the Invoice Total as the sum of the Order Total plus the Shipping Cost.

Instead of manually typing the Shipping Cost every time, VLOOKUP enables you to find the cost from the table above using the Shipping Type information («Premium» in our example). You can probably already see in our example, at a glance, what is the cost of shipping, but on a more complex spreadsheet this information might be out of view, or even on another sheet. It is also shown by the example that with VLOOKUP we can refer to properties or values of a category simply by its name.

Using VLOOKUP

Lets insert the VLOOKUP formula into the Shipping Cost cell (C9). VLOOKUP has a lot of arguments therefore it is best to use the function wizard . Select the cell C9 where the VLOOKUP function will be inserted. On the Function Wizard window select the Spreadsheet function category and choose the VLOOKUP function from the bottom of the list. Now you have to fill the four arguments that VLOOKUP requires.

Search criterion. This is the value that is searched for in the first column of the data table. In our example we are looking for the «shipping type» contained in cell C8.

Array. Now you must tell VLOOKUP the array where to look for the search criterion. In our example the array is the cell range A2:C4. VLOOKUP will search for the criterion in the first column of the array. One must ask why we give the array and not just the first column? The answer is because VLOOUKP needs the array not only to search but to return results from the other columns.

Index. The third argument is the column number from which the value will be returned. The first column has index 1, column 2, etc. In our example, we try to find the shipping cost contained in the second column.

Sort order. The last argument is optional but you are advised to use 0 or FALSE. When the sort order is 0 and a search term is not found, VLOOKUP returns an error message. If you skip this argument, the default value will be 1 or TRUE. In this case, VLOOKUP will always return the result of the last row even if the search does not match the term. This can easily lead to bugs in your spreadsheet if you do not know exactly how VLOOKUP works.

When you finish and click OK the formula result will be displayed in the cell with the Shipping Cost.

Now if you change the Shipping Type to «Standard» the Shipping Cost automatically calculates to the value of 5

However if you insert a value that is not found on the array VLOOKUP will output an error. However, if you have assigned a sort order of 1 then the last ranked result will be returned.

How VLOOKUP works

Now that you have seen an example we can summarize how VLOOKUP function works.

Look for a value (for example «Premium«) specified in the search criterion.

Define the a range that contains the column to look for and the columns to return results in the array argument. VLOOKUP will always search the first column in this range.

Now return the value that is in the same row with the matching result and in the column specified by the column index.

Use sort order 0, except when you have very large arrays and the first column is sorted.

Vlookup in OpenOffice

OpenOffice is an open source package of office applications like Writer (equivalent to MS word), Calc (equivalent to MS excel), Impress (equivalent to MS power point), etc.

You can also perform vlookup in Open Office Calc which gives you the same result that you get in Excel. The way you write vlookup in Calc is not very different from the one you write in Excel. This guide will help you to understand the syntax and will give you an example for understanding the concept the better.

Calc Vlookup Syntax

Below is the syntax of vlookup in Open Office Calc,

=VLOOKUP(SearchCriterion; Array; Index; SortOrder)

Let me quickly explain you what each parameter is used for.

  • SearchCriterion – SearchCriterion as the name indicates is the search criteria or the value for which you would like to perform a search.
  • Array – This is the target data source against which you would like to perform a search or we can also say that the SearchCriterion will be searched against this data. You need to provide at least two columns for the Array parameter.
  • Index – This is the column in which the value you require is available (in the array) should be specified in this Index column.
  • SortOrder– This is an optional parameter. Enter 0 or FALSE if the first column in the Array (against which you are performing the search) is not sorted.

Note : Please note that unlike Excel, OpenOffice uses ; (semicolon) to separate the parameters. So if you manually enter the vlookup formula please ensure that you use semicolon or else you might get an error.

Calc Vlookup Example

Let us quickly look into a simple example that will make things more clear,

We are going to use the same example that we used for the Excel Vlookup. I have two sheets in my Calc spreadsheet,

  • Employee Details
  • Pay Structure

In “Employee Details” sheet I have the following columns Emp ID, Employee Name, Designation and Salary. All the columns have values already filled in except Salary column and this is the column for which we are going to perform a vlookup.

The other sheet “Pay Structure” has Designation and Salary columns. The Salary is predefined based on the Designation column.

Goal : Since most organizations have thousands of employees it is not possible to manually refer the designation and populate the salary. So, our goal is to populate the Salary column in Employee Details sheet.

What you require :

You just require the below two pre-requisites to complete the vlookup successfully.

  1. Please note that you require the Open Office already installed in your machine.
  2. You can download the Example sheet from here and just follow the below instructions to get the desired result.

Steps to Perform Vlookup in OpenOffice

Open the vlookup-in-openoffice.ods spreadsheet and follow the below steps to complete the vlookup.

STEP 1 :

Go to the Employee Details sheet and place your cursor on the D2 cell (Salary Column Row2) and navigate to the Insert Menu and click on the Function…

You can also invoke this Function window using CTRL + F2 shortcut

STEP 2 :

In the function wizard select Spreadsheet in the Category drop-down and select VLOOKUP in the function list. Click Next

STEP 3 :

Now the vlookup function will show you the list of parameters for which you have to provide the values. Enter and mentioned below.

Search criterion: Enter C2 or directly select the select the C2 cell in the Employee Details sheet.

Array: Place your cursor in the Array text area and then go to the Pay Structure sheet and select cells from A2 to B7.

Index: Place your cursor in the Index text area and enter 2. We have entered 2 because the 2nd column (Salary) in the Pay Structure sheet has the value that we need.

As mentioned earlier the sort order parameter is optional. Now click OK.

STEP 4 : The cell D2 should now have the correct salary for the Project Manager Designation. Now you would like to perform the same for the rest of the cells in column D.

All you have to do is drag the cell D2 all the way down till D11. But before dragging the cell formula, place your cursor in cell D2 and in the formula bar enter $ symbol before the array cell references.

Your formula should now look like this,

=VLOOKUP(C2;’Pay Structure’.$A$2:$B$7;2)

The reason why we use $ symbol before the array references is to avoid the change of cell references.

You can also watch the below demo that shows what we have discussed above.

Использование функции ВПР (VLOOKUP) для подстановки значений

Кому лень или нет времени читать — смотрим видео. Подробности и нюансы — в тексте ниже.

Постановка задачи

Итак, имеем две таблицы — таблицу заказов и прайс-лист:

Задача — подставить цены из прайс-листа в таблицу заказов автоматически, ориентируясь на название товара с тем, чтобы потом можно было посчитать стоимость.

Решение

В наборе функций Excel, в категории Ссылки и массивы (Lookup and reference) имеется функция ВПР (VLOOKUP) . Эта функция ищет заданное значение (в нашем примере это слово «Яблоки») в крайнем левом столбце указанной таблицы (прайс-листа) двигаясь сверху-вниз и, найдя его, выдает содержимое соседней ячейки (23 руб.) Схематически работу этой функции можно представить так:

Для простоты дальнейшего использования функции сразу сделайте одну вещь — дайте диапазону ячеек прайс-листа собственное имя. Для этого выделите все ячейки прайс-листа кроме «шапки» (G3:H19), выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define) или нажмите CTRL+F3 и введите любое имя (без пробелов), например Прайс. Теперь в дальнейшем можно будет использовать это имя для ссылки на прайс-лист.

Теперь используем функцию ВПР. Выделите ячейку, куда она будет введена (D3) и откройте вкладку Формулы — Вставка функции (Formulas — Insert Function) . В категории Ссылки и массивы (Lookup and Reference) найдите функцию ВПР (VLOOKUP) и нажмите ОК. Появится окно ввода аргументов для функции:

Заполняем их по очереди:

  • Искомое значение (Lookup Value) — то наименование товара, которое функция должна найти в крайнем левом столбце прайс-листа. В нашем случае — слово «Яблоки» из ячейки B3.
  • Таблица (Table Array) — таблица из которой берутся искомые значения, то есть наш прайс-лист. Для ссылки используем собственное имя «Прайс» данное ранее. Если вы не давали имя, то можно просто выделить таблицу, но не забудьте нажать потом клавишу F4 , чтобы закрепить ссылку знаками доллара , т.к. в противном случае она будет соскальзывать при копировании нашей формулы вниз, на остальные ячейки столбца D3:D30.
  • Номер_столбца (Column index number) — порядковый номер (не буква!) столбца в прайс-листе из которого будем брать значения цены. Первый столбец прайс-листа с названиями имеет номер 1, следовательно нам нужна цена из столбца с номером 2.
  • Интервальный_просмотр (Range Lookup) — в это поле можно вводить только два значения: ЛОЖЬ или ИСТИНА:
      • Если введено значение или ЛОЖЬ (FALSE) , то фактически это означает, что разрешен поиск только точного соответствия, т.е. если функция не найдет в прайс-листе укзанного в таблице заказов нестандартного товара (если будет введено, например, «Кокос»), то она выдаст ошибку #Н/Д (нет данных).
      • Если введено значение 1 или ИСТИНА (TRUE) , то это значит, что Вы разрешаете поиск не точного, а приблизительного соответствия, т.е. в случае с «кокосом» функция попытается найти товар с наименованием, которое максимально похоже на «кокос» и выдаст цену для этого наименования. В большинстве случаев такая приблизительная подстановка может сыграть с пользователем злую шутку, подставив значение не того товара, который был на самом деле! Так что для большинства реальных бизнес-задач приблизительный поиск лучше не разрешать. Исключением является случай, когда мы ищем числа, а не текст — например, при расчете Ступенчатых скидок.

Все! Осталось нажать ОК и скопировать введенную функцию на весь столбец.

Ошибки #Н/Д и их подавление

Функция ВПР (VLOOKUP) возвращает ошибку #Н/Д (#N/A) если:

  • Включен точный поиск (аргумент Интервальный просмотр=0) и искомого наименования нет в Таблице.
  • Включен приблизительный поиск (Интервальный просмотр=1), но Таблица, в которой происходит поиск не отсортирована по возрастанию наименований.
  • Формат ячейки, откуда берется искомое значение наименования (например B3 в нашем случае) и формат ячеек первого столбца (F3:F19) таблицы отличаются (например, числовой и текстовый). Этот случай особенно характерен при использовании вместо текстовых наименований числовых кодов (номера счетов, идентификаторы, даты и т.п.) В этом случае можно использовать функции Ч и ТЕКСТ для преобразования форматов данных. Выглядеть это будет примерно так:
    =ВПР(ТЕКСТ(B3);прайс;0)
  • Функция не может найти нужного значения, потому что в коде присутствуют пробелы или невидимые непечатаемые знаки (перенос строки и т.п.). В этом случае можно использовать текстовые функции СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) и ПЕЧСИМВ (CLEAN) для их удаления:
    =ВПР(СЖПРОБЕЛЫ(ПЕЧСИМВ(B3));прайс;0)
    =VLOOKUP(TRIM(CLEAN(B3));прайс;0)

Для подавления сообщения об ошибке #Н/Д (#N/A) в тех случаях, когда функция не может найти точно соответствия, можно воспользоваться функцией ЕСЛИОШИБКА (IFERROR) . Так, например, вот такая конструкция перехватывает любые ошибки создаваемые ВПР и заменяет их нулями:

Если нужно извлечь не одно значение а сразу весь набор (если их встречается несколько разных), то придется шаманить с формулой массива.

Читать еще:  Курсы ms office в москве
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector