Создать правило форматирования excel

Условное форматирование в Excel

В этом уроке мы рассмотрим основы применения условного форматирования в Excel.

С его помощью мы можем выделять цветом значения таблиц по заданным критериям, искать дубликаты, а также графически “подсвечивать” важную информацию.

Основы условного форматирования в Excel

Используя условное форматирование, мы можем:

• закрашивать значения цветом
• менять шрифт
• задавать формат границ

Применять его возможно как на одну, так и на несколько ячеек, строк и столбцов. Производить настройку формата мы можем с помощью условий. Далее мы на практике разберем как это делать.

Где находится условное форматирование в Эксель?

Кнопка “Условное форматирование” находится на панели инструментов, на вкладке “Главная”:

Как сделать условное форматирование в Excel?

При применении условного форматирования системе необходимо задать две настройки:

• Каким ячейкам вы хотите задать формат;
• По каким условиям будет присвоен формат.

Ниже, мы рассмотрим как применить условное форматирование. Представим, что у нас есть таблица с динамикой курса доллара в рублях за год. Наша задача выделить красным цветом те данные, в которых курс снижался предыдущему месяцу. Итак, выполним следующие шаги:

• В таблице с данными выделим диапазон, для которого мы хотим применить выделение цветом:

• Перейдем на вкладку “Главная” на панели инструментов и кликнем на пункт “Условное форматирование”. В выпадающем списке вы увидите несколько типов формата на выбор:
  • Правила выделения
  • Правила отбора первых и последних значений
  • Гистограммы
  • Цветовые шкалы
  • Наборы значков
• В нашем примере мы хотим выделить цветом данные с отрицательным значением. Для этого выберем тип “Правила выделения ячеек” => “Меньше”:

Также, доступны следующие условия:

1. Значения больше или равны какому-либо значению;
2. Выделять текст, содержащий определенные буквы или слова;
3. Выделять цветом дубликаты;
4. Выделять определенные даты.

• Во всплывающем окне в поле “Форматировать ячейки которые МЕНЬШЕ” укажем значение “0”, так как нам нужно выделить цветом отрицательные значения. В выпадающем списке справа выберем формат отвечающих условиям:

• Для присвоения формата вы можете использовать пред настроенные цветовые палитры, а также создать свою палитру. Для этого кликните по пункту:

• Во всплывающем окне формата укажите:
  • цвет заливки
  • цвет шрифта
  • шрифт
  • границы ячеек

• По завершении настроек нажмите кнопку “ОК”.

Ниже пример таблицы с применением условного форматирования по заданным нами параметрам. Данные с отрицательными значениями выделены красным цветом:

Как создать правило

Если пред настроенные условия не подходят, вы можете создавать свои правила. Для настройки проделаем следующие шаги:

• Выделим диапазон данных. Кликнем на пункт “Условное форматирование” в панели инструментов. В выпадающем списке выберем пункт “Новое правило”:

• Во всплывающем окне нам нужно выбрать тип применяемого правила. В нашем примере нам подойдет тип “Форматировать только ячейки, которые содержат”. После этого зададим условие выделять данные, значения которых больше “57”, но меньше “59”:

• Кликнем на кнопку “Формат” и зададим формат, как мы это делали в примере выше. Нажмите кнопку “ОК”:

Условное форматирование по значению другой ячейки

На примерах выше мы задавали формат ячейкам, на основе их собственных значений. В Excel возможно задавать формат, на основе значений из других ячеек. Например, в таблице с данными курса доллара мы можем выделить цветом ячейки по правилу. Если курс доллара ниже чем в предыдущем месяце, то значение курса в текущем месяце будет выделено цветом.

Для создания условия по значению другой ячейки выполним следующие шаги:

• Выделим первую ячейку для назначения правила. Кликнем на пункт “Условное форматирование” на панели инструментов. Выберем условие “Меньше”.
• Во всплывающем окне указываем ссылку на ячейку, с которой будет сравниваться данная ячейка. Выбираем формат. Нажимаем кнопку “ОК”.

• Повторно выделим левой клавишей мыши ячейку, которой мы присвоили формат. Кликнем на пункт “Условное форматирование”. Выберем в выпадающем меню “Управление правилами” => кликнем на кнопку “Изменить правило”:

• В поле слева всплывающего окна “очистим” ссылку от знака “$”. Нажимаем кнопку “ОК”, а затем кнопку “Применить”.

• Теперь нам нужно присвоить настроенный формат на остальные ячейки таблицы. Для этого выделим ячейку с присвоенным форматом, затем в левом верхнем углу панели инструментов нажмем на “валик” и присвоим формат остальным ячейкам:

На скриншоте ниже цветом выделены данные, в которых курс валюты стал ниже к предыдущему периоду:

Как применить несколько правил условного форматирования к одной ячейке

Возможно применять несколько правил к одной ячейке.

Например, в таблице с прогнозом погоды мы хотим закрасить разными цветами показатели температуры. Условия выделения цветом: если температура выше 10 градусов – зеленым цветом, если выше 20 градусов – желтый, если выше 30 градусов – красным.

Для применения нескольких условий к одной ячейке выполним следующие действия:

• Выделим диапазон с данными, к которым мы хотим применить условное форматирование => кликнем по пункту “Условное форматирование” на панели инструментов => выберем условие выделения “Больше…” и укажем первое условие (если больше 10, то зеленая заливка). Такие же действия повторим для каждого из условий (больше 20 и больше 30). Не смотря на то, что мы применили три правила, данные в таблице закрашены зеленым цветом:

• Кликнем на любую ячейку с присвоенным форматированием. Затем, снова кликнем по пункту “Условное форматирование” и перейдем в раздел “Управление правилами”. Во всплывающем окне, распределим правила от большего к меньшему и напротив первых двух поставим галочку “Остановить, если истина”. Этот пункт позволяет не применять остальные правила к ячейке, при соответствии первому. Затем кликнем кнопку “Применить” и “ОК”:

Применив их, наша таблица с данными температуры “подсвечена” корректными цветами, в соответствии с нашими условиями.

Как редактировать правило условного форматирования

Для редактирования присвоенного правила выполните следующие шаги:

• Выделить левой клавишей мыши ячейку, правило которой вы хотите отредактировать.
• Перейдите в пункт меню панели инструментов “Условное форматирование”. Затем, в пункт “Управление правилами”. Щелкните левой клавишей мыши по правилу, которое вы хотите отредактировать. Кликните на кнопку “Изменить правило”:

• После внесения изменений нажмите кнопку “ОК”.

Как копировать правило условного форматирования

Для копирования формата на другие ячейки выполним следующие действия:

• Выделим диапазон данных с примененным условным форматированием. Кликнем по пункту на панели инструментов “Формат по образцу”.
• Левой клавишей мыши выделим диапазон, к которому хотим применить скопированные правила формата:

Как удалить условное форматирование

Для удаления формата проделайте следующие действия:

• Выделите ячейки;
• Нажмите на пункт меню “Условное форматирование” на панели инструментов. Кликните по пункту “Удалить правила”. В раскрывающемся меню выберите метод удаления:

Обучение условному форматированию в Excel с примерами

Условное форматирование – удобный инструмент для анализа данных и наглядного представления результатов. Умение им пользоваться сэкономит массу времени и сил. Достаточно бегло взглянуть на документ – нужная информация получена.

Как сделать условное форматирование в Excel

Инструмент «Условное форматирование» находится на главной странице в разделе «Стили».

При нажатии на стрелочку справа открывается меню для условий форматирования.

Сравним числовые значения в диапазоне Excel с числовой константой. Чаще всего используются правила «больше / меньше / равно / между». Поэтому они вынесены в меню «Правила выделения ячеек».

Введем в диапазон А1:А11 ряд чисел:

Выделим диапазон значений. Открываем меню «Условного форматирования». Выбираем «Правила выделения ячеек». Зададим условие, например, «больше».

Введем в левое поле число 15. В правое – способ выделения значений, соответствующих заданному условию: «больше 15». Сразу виден результат:

Выходим из меню нажатием кнопки ОК.

Условное форматирование по значению другой ячейки

Сравним значения диапазона А1:А11 с числом в ячейке В2. Введем в нее цифру 20.

Выделяем исходный диапазон и открываем окно инструмента «Условное форматирование» (ниже сокращенно упоминается «УФ»). Для данного примера применим условие «меньше» («Правила выделения ячеек» — «Меньше»).

В левое поле вводим ссылку на ячейку В2 (щелкаем мышью по этой ячейке – ее имя появится автоматически). По умолчанию – абсолютную.

Результат форматирования сразу виден на листе Excel.

Значения диапазона А1:А11, которые меньше значения ячейки В2, залиты выбранным фоном.

Зададим условие форматирования: сравнить значения ячеек в разных диапазонах и показать одинаковые. Сравнивать будем столбец А1:А11 со столбцом В1:В11.

Выделим исходный диапазон (А1:А11). Нажмем «УФ» — «Правила выделения ячеек» — «Равно». В левом поле – ссылка на ячейку В1. Ссылка должна быть СМЕШАННАЯ или ОТНОСИТЕЛЬНАЯ! , а не абсолютная.

Каждое значение в столбце А программа сравнила с соответствующим значением в столбце В. Одинаковые значения выделены цветом.

Внимание! При использовании относительных ссылок нужно следить, какая ячейка была активна в момент вызова инструмента «Условного формата». Так как именно к активной ячейке «привязывается» ссылка в условии.

В нашем примере в момент вызова инструмента была активна ячейка А1. Ссылка $B1. Следовательно, Excel сравнивает значение ячейки А1 со значением В1. Если бы мы выделяли столбец не сверху вниз, а снизу вверх, то активной была бы ячейка А11. И программа сравнивала бы В1 с А11.

Чтобы инструмент «Условное форматирование» правильно выполнил задачу, следите за этим моментом.

Проверить правильность заданного условия можно следующим образом:

1. Выделите первую ячейку диапазона с условным форматированим.
2. Откройте меню инструмента, нажмите «Управление правилами».

В открывшемся окне видно, какое правило и к какому диапазону применяется.

Условное форматирование – несколько условий

Исходный диапазон – А1:А11. Необходимо выделить красным числа, которые больше 6. Зеленым – больше 10. Желтым – больше 20.

• 1 способ. Выделяем диапазон А1:А11. Применяем к нему «Условное форматирование». «Правила выделения ячеек» — «Больше». В левое поле вводим число 6. В правом – «красная заливка». ОК. Снова выделяем диапазон А1:А11. Задаем условие форматирования «больше 10», способ – «заливка зеленым». По такому же принципу «заливаем» желтым числа больше 20.
• 2 способ. В меню инструмента «Условное форматирование выбираем «Создать правило».

Заполняем параметры форматирования по первому условию:

Нажимаем ОК. Аналогично задаем второе и третье условие форматирования.

Обратите внимание: значения некоторых ячеек соответствуют одновременно двум и более условиям. Приоритет обработки зависит от порядка перечисления правил в «Диспетчере»-«Управление правилами».

То есть к числу 24, которое одновременно больше 6, 10 и 20, применяется условие «=$А1>20» (первое в списке).

Условное форматирование даты в Excel

Выделяем диапазон с датами.

Применим к нему «УФ» — «Дата».

В открывшемся окне появляется перечень доступных условий (правил):

Выбираем нужное (например, за последние 7 дней) и жмем ОК.

Красным цветом выделены ячейки с датами последней недели (дата написания статьи – 02.02.2016).

Условное форматирование в Excel с использованием формул

Если стандартных правил недостаточно, пользователь может применить формулу. Практически любую: возможности данного инструмента безграничны. Рассмотрим простой вариант.

Есть столбец с числами. Необходимо выделить цветом ячейки с четными. Используем формулу: =ОСТАТ($А1;2)=0.

Выделяем диапазон с числами – открываем меню «Условного форматирования». Выбираем «Создать правило». Нажимаем «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». Заполняем следующим образом:

Для закрытия окна и отображения результата – ОК.

Условное форматирование строки по значению ячейки

Задача: выделить цветом строку, содержащую ячейку с определенным значением.

Таблица для примера:

Необходимо выделить красным цветом информацию по проекту, который находится еще в работе («Р»). Зеленым – завершен («З»).

Выделяем диапазон со значениями таблицы. Нажимаем «УФ» — «Создать правило». Тип правила – формула. Применим функцию ЕСЛИ.

Порядок заполнения условий для форматирования «завершенных проектов»:

Обратите внимание: ссылки на строку – абсолютные, на ячейку – смешанная («закрепили» только столбец).

Аналогично задаем правила форматирования для незавершенных проектов.

В «Диспетчере» условия выглядят так:

Когда заданы параметры форматирования для всего диапазона, условие будет выполняться одновременно с заполнением ячеек. К примеру, «завершим» проект Димитровой за 28.01 – поставим вместо «Р» «З».

«Раскраска» автоматически поменялась. Стандартными средствами Excel к таким результатам пришлось бы долго идти.

Сборник формул для условного форматирования

В данной статье собран список формул, которые можно использовать в условном форматировании ячеек, заданным при помощи формулы:

• Excel 2003 : Формат (Format) —Условное форматирование (Conditional formatting) — формула;
• Excel 2007-2010 : вкладка Главная (Home) —Условное форматирование (Conditional formatting) —Создать правило (New rule) —Использовать формулу для определения форматируемых ячеек (Use a formula to determine which cells to format)

Подробнее об условном форматировании можно прочитать в статье: Основные понятия условного форматирования и как его создать

Все условия приведены для диапазона A1:A20 . Это означает, что для корректного выполнения условия необходимо выделить диапазон A1:A20 (столбцов может быть больше), начиная с ячейки A1 , после чего назначить условие.
Если выделять необходимо не с первой строки, а скажем, с 4-ой, то и выделить надо будет диапазон A4:A20 и в формуле для условия указывать в качестве критерия первую ячейку выделенного диапазона — A4 .

Если необходимо выделять форматированием не только конкретную ячейку, удовлетворяющую условию, а всю строку таблицы на основе ячейки одного столбца, то перед установкой правила необходимо выделить всю таблицу, строки которой необходимо форматировать, а ссылку на столбец с критерием закрепить:
= $A1 =МАКС( $A$1:$A$20 )
при выделенном диапазоне A1:F20 (диапазон применения условного форматирования), будет выделена строка A7:F7 , если в ячейке A7 будет максимальное число.

Так же можно применять не к конкретно одному столбцу, а к полностью диапазону. Но в этом случае надо знать принцип смещения ссылок в формулах, чтобы условия применялись именно к нужным ячейкам. Например, если задать условие для диапазона B1:D10 в виде формулы: = B1 A1 , то цветом будут выделены ячейки столбца B, если значение ячейки столбца А в той же строке меньше( B1, B3). При этом если ячейки столбца D меньше ячеек столбца C в той же строке — они тоже будут выделены( D1 , D5 ).

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

Условное форматирование в Excel: ничего сложного

В Excel вы можете использовать условное форматирование для реорганизации содержимого ячеек по своему усмотрению. Например, можно отобразить совершенно другой текст или изменить шрифт. Мощный набор инструментов включает множество опций, а также предопределенные правила. В этой статье мы расскажем о наиболее важных типах правил условного форматирования и рассмотрим их на примерах.

Условное форматирование может сделать работу в MS Excel 2010 значительно удобнее. Собственно, затем оно и нужно. О самых популярных его функциях мы рассказываем в данной заметке.

Отформатируйте все ячейки на основе их значений

Это правило Excel предоставляет пользователю графические параметры, например, для визуального оформления числовых значений. Оно облегчит анализ ваших данных.

• Выберите область в электронной таблице Excel и нажмите вкладку «Главная».
• Теперь кликните «Условное форматирование», а затем нажмите «Создать правило …».
• В новом окне выберите тип «Форматировать все ячейки на основании их значений».
• Выделите цветом те ячейки, значения которых на единицу больше или меньше среднего значения
• Значения, которые не входят в определенную область, могут быть легко найдены с помощью Excel. Эта функция отмечает цветом ячейки, которые не соответствуют значению.
• Выберите область в электронной таблице Excel и нажмите вкладку «Главная».
  Снова перейдите в «Условное форматирование», а затем в «Создать правило …».
• Если вы теперь выберете «Стандарт», то зададите настройки, по которым ячейки со значениями выше или ниже среднего будут выделены цветом.

Двух- и трехцветная шкала в Excel

Вы можете добавить наглядности вашим данным с помощью градиента. Например, покажите по шкале от одного до десяти, насколько высоко излучение в определенной области.

• В нижней части окна теперь выберите стиль формата «двухцветная шкала».
• В качестве типа выберите «минимальное значение» для минимального и «максимальное значение» для максимального.
• При необходимости измените цвета и закройте окно нажатием на «ОК». Для трехцветной шкалы можно просто установить форматирование для среднего значения.

Гистограммы

Вы также можете использовать гистограммы при форматировании. Например, это нужно, чтобы сделать график ваших расходов за месяц.

• Просто выберите «Гистограмма» в качестве стиля.
• В качестве типа выберите «Минимум» и «Автоматический».
• Оформите нижеуказанные столбцы и закройте, нажав на «ОК».

Символы

Наборы символов можно использовать, например, для ввода силы сигнала сети в процентах и тому подобных задач.

• В нижней части окна выберите стиль.
• В таблице выберите подходящий символ.
• Для первого параметра «ЕСЛИ ЗНАЧЕНИЕ:» установите «>». Остальное можно оставить без изменений. Нажатие на «ОК» сохраняет правило Excel.

«Форматировать только ячейки, которые содержат…»

Этот тип форматирования особенно полезен для выделения отдельных специальных значений. Например, все числа ниже 0 могут быть отформатированы красным цветом.

• Выберите область в таблице, для которой вы хотите применить форматирование, и создайте новое правило с типом «Форматировать только ячейки, содержащие».
• Установите следующий параметр: «Значение ячейки меньше 0»
• Нажмите кнопку «Формат …» и выберите красный цвет в новом окне как цвет выделения.
• Дважды нажмите «ОК», чтобы создать правило.

Представить числовые данные в виде текста

Если у вас есть предопределенные повторяющиеся текстовые данные, этот тип форматирования идеален для них. Он не только экономит ваше время, но и предотвращает опечатки.

• Выберите область в электронной таблице Excel, к которой вы хотите применить форматирование, и создайте новое правило с помощью «Форматировать только ячейки, содержащие».
• Установите следующий параметр: «Значение ячейки, равное 1»,
• Нажмите кнопку «Формат …» и выберите вкладку «Числа» в новом окне.
• В левой части боковой панели нажмите «Пользовательский».
• В текстовом поле под меткой «Тип:» введите следующее: «Hello World!» — кавычки при вводе обязательны.
• Дважды нажмите «ОК», чтобы завершить действия.
• Если вы вводите единицу в ячейку, находящуюся в определенной вами области, вместо этого появится текст «Hello World!». Таким же образом вы можете указать дополнительные тексты для других чисел.

Используйте формулу, чтобы определить ячейки для форматирования

• Как следует из названия, данный тип отформатирует любое значение, к которому применяется конкретная формула. В этом примере все данные Excel, которые касаются будущих дат, будут выделены красным цветом.
• Выберите область в таблице, для которой вы хотите применить форматирование, и создайте новое правило с типом «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
• Введите формулу = B2> СЕГОДНЯ ().
• Нажмите кнопку «Формат …» и выберите красный цвет в новом окне.
• Подтвердите выбор дважды нажав «ОК».

В этой статье показано лишь несколько вариантов условного форматирования. Функция может использоваться чрезвычайно универсально, и немного набив руку вы можете добиться отличных результатов.